Online la GUIDA del Fisco alla FATTURA ELETTRONICA

26/06/2014 4212

Decorrono dal 6 giugno 2014, per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti previdenziali e assistenziali, gli obblighi introdotti dall’art. 1, commi da 209 a 214 della Legge 24 dicembre 2007, n. 244. Per gli altri enti della P.A. l’obbligo sarebbe dovuto decorrere dal 6 giugno 2015, ma l’art. 25 del D.L. 24 aprile 2014 n. 66 ha anticipato l’adempimento alla data del 31 marzo 2015

Con la circolare n. 12/E del 3 maggio 2013 sono state illustrate le modifiche introdotte dal legislatore alla disciplina sulla fatturazione in recepimento della direttiva 45/2010/UE del 13 luglio 2010, in materia di IVA.

Con la presente circolare vengono forniti chiarimenti in relazione alle modifiche introdotte dall’articolo 1, commi dal 325 al 328, della legge 24 dicembre 2012, n. 228 (di seguito legge di stabilità 2013) alla disciplina sulla fatturazione elettronica nonché, nella Parte II, sintetica risposta ai quesiti pervenuti in generale in materia di obblighi di fatturazione.

La fattura elettronica
all’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972 viene introdotta la definizione di fattura elettronica che, recependo il contenuto degli articoli 217 e 232 della citata direttiva, viene definita come “(…) la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. (…) La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.”
Da tale specifica previsione discende che, circostanza determinante per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è, di per sé, il tipo di formato originario – elettronico o cartaceo utilizzato per la sua creazione – bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene trasmessa (o messa a disposizione), ricevuta ed accettata dal destinatario. Così, ad esempio, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppure create in formato elettronico tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, siano successivamente inviate e ricevute in formato cartaceo.
Al contrario, possono essere considerate fatture elettroniche quelle che, seppure create in formato cartaceo, siano successivamente trasformate in documenti informatici per essere inviate e ricevute tramite canali telematici (es.: posta elettronica), a condizione che le stesse soddisfino i requisiti di legge di cui si dirà più diffusamente nel prosieguo. Inoltre, l’articolo 21 nella sua nuova formulazione prevede che “il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”. A tal proposito, si precisa che il termine accettazione riprende le indicazioni delle Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE e non presuppone necessariamente un accordo formale (precedente o successivo) alla fatturazione fra le parti. Come meglio evidenziato nel successivo paragrafo 1.5, la circostanza che il destinatario della fattura elettronica, che riceve il documento elettronicamente, possa decidere o meno di “accettare” tale processo, non influenza l’obbligo dell’emittente di procedere comunque all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di autenticità dell’origine (A.), integrità del contenuto (I.) e leggibilità (L.) dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. In altri termini, laddove l’emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest’ultimo non accetti tale processo, la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica.

Requisiti della fattura elettronica
L’articolo 21, comma 3, quarto periodo, del D.P.R. n. 633 del 1972, dispone che “Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.” Il novellato articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972pone, dunque, espressamente in capo al soggetto passivo l’obbligo di assicurare gli specifici requisiti di A. I. L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione. In merito a tali requisiti si precisa quanto segue.

- Autenticità dell’origine
Con l’espressione “autenticità dell’origine” si intende che l’identità del fornitore/prestatore di beni/servizi o dell’emittente della fattura devono essere certi. Sul punto, le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell’autenticità dell’origine di una fattura è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore che per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono assicurare l’autenticità dell’origine indipendentemente l’uno dall’altro.

- Integrità del contenuto
Con l’espressione “integrità del contenuto” si intende che il contenuto della fattura e, in particolare, i dati obbligatori previsti dall’articolo 21 del D.P.R. n. 633 del 1972, non possano essere alterati. Le Note esplicative alla direttiva 2010/45/UE precisano che la garanzia dell’integrità del contenuto di una fattura, analogamente all’autenticità dell’origine, è obbligatoria sia per il soggetto passivo fornitore/prestatore sia per il soggetto passivo cessionario/committente. Entrambi possono scegliere il modo in cui ottemperare a tale obbligo indipendentemente l’uno dall’altro ovvero congiuntamente, per esempio, attraverso una delle tecnologie di cui si dirà oltre.
A condizione che sia garantita l’invariabilità del contenuto obbligatorio della fattura, il relativo formato può essere convertito in altri formati (p.e. da MS word ad XML). Ciò consente al destinatario o al prestatore di servizi che agisce per suo conto, di convertire o di presentare in un modo diverso i dati elettronici per adattarli al proprio sistema informatico o per tenere conto dei cambiamenti tecnologici che si verificano nel corso del tempo.

- Leggibilità
Con l’espressione “leggibilità” si intende che la fattura deve essere resa leggibile per l’uomo, conformemente a quanto previsto dalle Note esplicative della direttiva 2010/45/UE, secondo cui la leggibilità della fattura elettronica è soddisfatta se:
• il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa;
• è possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.
L’articolo 21 in esame, pur richiedendo che il soggetto passivo assicuri la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, non individua – a differenza di quanto avviene per i requisiti di autenticità dell’origine ed integrità del contenuto– le modalità idonee a garantire la leggibilità della fattura. Con riferimento a tale requisito occorre, quindi, richiamare il contenuto delle citate Note esplicative, che prescrivono la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture. A tale fine, si rappresenta che la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso, ispezione o verifica da parte degli organi accertatori, prescrivendo il legislatore esclusivamente l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato comprensibile per l’uomo.
Le medesime Note precisano, inoltre, che la leggibilità di una fattura elettronica, dal momento dell’emissione al termine del periodo di archiviazione, può essere garantita in qualsiasi modo, con l’avvertenza, tuttavia, che la firma elettronica avanzata e la trasmissione elettronica dei dati di cui all’articolo 233, paragrafo 2, della direttiva 2006/112/CE non sono di per sé sufficienti per assicurare la leggibilità.

Conservazione della fattura elettronica
A seguito del recepimento della direttiva 2010/45/UE, l’articolo 39, terzo comma, del D.P.R. n. 633 del 1972, in tema di conservazione delle fatture, è stato oggetto di apposite modifiche. In particolare, la nuova disposizione stabilisce che:
• le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle finanze adottato ai sensi dell’articolo 21, comma 5, del D.Lgs. 7 marzo2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);
• le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.
Dalla formulazione della novellata disposizione emerge che l’emittente della fattura elettronica ne garantisce l’origine informatica e l’integrità del contenuto e procede con la diretta conservazione elettronica della fattura emessa. Il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” tale processo. In particolare, qualora non lo accetti ai fini fiscali, potrà materializzare il documento – garantendone la leggibilità – invece di stabilizzarne la prova informatica attraverso un processo di conservazione elettronica. Pertanto, la stampa e la conservazione analogica del documento ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come “elettronica” (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua registrazione). È evidente che la stampa di tale fattura rappresenterà copia analogica di documento informatico ai sensi dell’articolo 23 del CAD. Va peraltro precisato che, anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, all’emittente non è impedito di procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di A.I.L. dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.
In altri termini, anche al fine di non creare vincoli alla diffusione della fatturazione elettronica, si ritiene che tale processo non debba mantenere un obbligo di simmetria tra emittente e destinatario della fattura.
È appena il caso di sottolineare che, ai sensi dell’articolo 1, comma 209, della legge n. 244 del 2007, è obbligatorio conservare elettronicamente le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione: ciò vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario della fattura che, implicitamente, è vincolato ad accettare il processo di fatturazione elettronica.
La norma, inoltre, specifica che “il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto informatico.” Al riguardo, è appena il caso di sottolineare che, qualora il soggetto passivo scelga di conservare la propria documentazione presso altro Stato, dovrà, in ogni caso:
• applicare le regole di tenuta e conservazione previste dalle disposizioni italiane;
• consentire alle autorità competenti (Amministrazione finanziaria italiana) di accedere ai documenti e acquisirli anche per via elettronica. A tale fine, il soggetto passivo, residente o domiciliato nel territorio nazionale:
a) ai fini della comunicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscalmente rilevanti, deve riportare nei modelli di comunicazione AA7 e AA9, nel rispetto dei termini previsti dall’articolo 35 del D.P.R. n. 633 del 1972, gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero;
b) ai fini dell’esibizione, deve assicurare l’accesso automatizzato all’archivio, con ogni mezzo, in qualsiasi momento e dalla sede dove è effettuato il controllo ai sensi dell’articolo 52 del D.P.R. n. 633 del 1972.
Per concludere, si osserva che possono ritenersi applicabili alle nuove disposizioni in materia di fatturazione elettronica, in quanto compatibili, i documenti di prassi pubblicati dalla scrivente Agenzia delle entrate con riferimento alla precedente formulazione della disposizione.

Fonte: Agenzia delle Entrate
Circolare 18/E/2014