Come il professionista deve utilizzare la PEC: il vademecum dei Commercialisti

Non solo 'cosa' spedire', ma anche obblighi, definizioni precise, regole e modalità di conservazione delle riecevute, notifica cartelle esattoriali, legislazione. C'è di tutto, nel nuovo Vademecum a cura del CNDCEC (Consiglio nazionale dei dottori commercialisti ed esperti contabili) sulla posta elettronica certificata - PEC.

Come indicato nell'introduzione, il vademecum si propone come una "guida pratica sulla Posta Elettronica Certificata pensata specificamente per il professionista che già ne fa uso e, al contempo, recante anche le informazioni basilari rivolte ai soggetti meno esperti". Nel lavoro quindi vengono evidenziate le "prassi di utilizzo della PEC considerate corrette e valide giuridicamente, con l’intento di limitare l’incidenza delle prassi errate che rendono inefficaci, invalide o addirittura nulle le trasmissioni dei documenti e che spesso svelano la loro reale portata giuridica solo nel momento patologico del giudizio”.

Il decalogo
Le 10, semplici regole da ricordarsi sempre per l'uso consapevole e corretto della PEC sono:

1. accertarsi che la configurazione della ricevuta di avvenuta consegna preveda quella “completa”;
2. ricordarsi che l’esito positivo o negativo dell’invio viene comunicato al mittente entro 24 ore;
3. verificare sempre che la propria casella di Pec sia capiente;
4. non eccedere i limiti dimensionali del messaggio e degli allegat (30 megabytes complessivi);
5. non è consentito indicare al registro delle imprese indirizzi Pec diversi da quello specifico, univocamente riferito alla società iscritta (es: non è possibile comunicare un proprio indirizzo in qualità di commercialista di fiducia come domicilio digitale di un impresa; non è possibile altresì indicare lo stesso indirizzo in relazione a diverse società)
6. sottoscrivere sempre con firma digitale le istanze e le dichiarazioni presentate via Pec alla pubblica amministrazione.
7. allegare in giudizio, per dimostrare l’invio o il ricevimento di un documento tramite Pec: a) la stampa dell'atto notificato in formato pdf con firma digitale, se si tratta di allegato; b) le ricevute di accettazione e consegna completa della Pec; c) il certificato di firma digitale del notificante; d) il certificato di firma del gestore di Pec;
8. adottare sistemi di conservazione a norma delle Pec e degli allegati, evitando la semplice archiviazione dei file su pc e/o la stampa delle ricevute (con specifiche per poste inviate e riecvute);
9. ricordare che la conservazione a norma è necessaria per le Pec con allegati sottoscritti con firma digitale: solo cosi è possibile mantenere il valore legale di scrittura privata degli allegati anche oltre l’eventuale scadenza del certificato di sottoscrizione (quest’ultimo, di norma, non ha durata superiore a tre anni)
10. comunicare tempestivamente eventuali variazioni dell’indirizzo Pec all’ordine di appartenenza: tutte le Pa, comprese l’amministrazione finanziaria e l’autorità giudiziaria, eseguono le proprie notifiche all’indirizzo Ini-Pec del professionista.