La gestione della documentazione tecnica in una commessa BIM

La natura della domanda nel mercato delle costruzioni sta cambiando man mano che i clienti sviluppano aspettative nuove e diverse, guidate dal loro accesso molto più ampio alle informazioni. I dati stanno acquisendo una centralità sempre più importante, diventando sempre più numerosi e complessi. Questi sono un trend importante che non possiamo ignorare. Probabilmente siamo nella 4° rivoluzione industriale, nell’era dei dati e al meglio li raccogliamo a monte, tanto meglio riusciamo a beneficiarne a valle, aiutandoci a massimizzarne l’efficienza.

I team di lavoro impiegano sempre più tempo nelle attività di produzione e gestione di grandi moli di dati, con il rischio di ritardi sulla consegna dei progetti e di inevitabili errori causati da attività manuali. Ne consegue un aumento dei costi con un ulteriore impatto sulla redditività e sulla produttività aziendale.

Gestire dati e documenti in modo efficiente è da sempre l’obiettivo dei professionisti del settore delle costruzioni. I vecchi metodi di gestione non soddisfano più le esigenze dei nuovi flussi di lavoro e degli standard richiesti, rendendo necessari oggi sempre più strumenti ad hoc.

Ed è proprio per venire incontro a questa crescente esigenza che Graitec ha da poco presentato a livello mondiale una soluzione propria, frutto di una recente acquisizione.

Graitec OpenTree è un innovativo sistema di gestione documentale, che semplifica e accelera il workflow quotidiano, riducendo la quantità di tempo impiegato nella gestione dei dati Work In Progress. 

Progettato e configurato per soddisfare i rigidi requisiti di controllo dei documenti, gestisce in modo efficace ed efficiente disegni, documentazione e file di progetto, in modo conforme agli standard, quali la ISO 19650.

Grazie alla sua interfaccia user friendly ed alla possibilità di configurare qualsiasi tipo di workflow, questo strumento si rende fruibile e profittevole per tutti i progettisti che operano nel mondo delle costruzioni. 

Come OpenTree può aiutarti 

Graitec OpenTree è la soluzione ideale in risposta a questa inevitabile trasformazione digitale. Un sistema di gestione documentale che ti permette di ottimizzare tutte quelle attività quotidiane considerate improduttive e costose, che richiedono una gestione manuale, conseguendone un notevole risparmio di tempo e risorse. 

OpenTree consente di semplificare ed automatizzare tutte le attività del flusso di lavoro quotidiano, rendendole conformi agli standard come la normativa ISO 19650 , gestisce file di svariati formati e tipologie di documenti: CAD e BIM (AutoCAD, Revit, MicroStation, etc.), modelli IFC, nuvole di punti, fogli di calcolo o documenti Office, Photo Tag,. Dati CSV, PDF, elenco tavole dinamico, etc. Grazie alla sua struttura basata su SQL può integrarsi con di CRM o ERP aziendali. Permette inoltre di gestire l’intero ciclo di vita del documento sin dal naming iniziale, compreso le approvazioni e revisioni, la sua condivisione e pubblicazione sui sistemi interni tipo server locali, fino alla trasmissione e pubblicazione su CDE esterni  (BIM360, Aconex, Sharepoint, Asite, ViewPoint, ...)

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▶  Graitec Opentree per l'implementazione di una commessa BIM

🗓  Martedì 6 aprile 🕒 ore 15.00

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Quali i benefici di utilizzare un gestore documentale come OpenTree

OpenTree pone le sue basi su 10 solidi pilastri che rappresentano ed evidenziano i suoi benefici

1. Flussi di lavoro personalizzabili

Consente di definire il flusso di lavoro dei progetti in linea con le esigenze. E’ possibile personalizzare ed automatizzare tutte le attività relative all’intero ciclo di vita dei documenti, dalla creazione dei template, ai cicli di approvazione, revisione, status e tanto altro, integrandosi anche con il sistema di posta aziendale.

2. Ricerca veloce documenti 

Come si evince da diversi studi, circa il 22% del tempo di un progettista è speso nella ricerca dei documenti. Con OpenTree è possibile ottimizzare al meglio il tempo di ricerca e trovare agevolmente qualsiasi tipo di disegno o file in base a query parametriche configurabili.

3. Cicli rapidi di approvazione e revisione

Le molteplici revisioni e approvazioni che i documenti richiedono, rallentano e complicano il flusso di lavoro dei tuoi progetti. Con OpenTree puoi rendere automatici i cicli di approvazione e revisione, la co-redazione di un documento (check-in, check-out e versioning) per un notevole risparmio di tempo e una riduzione del rischio di errori manuali.

4. Nomenclatura guidata dei documenti 

La creazione del nome corretto per ogni documento di commessa è una problematica molto sentita. Opentree consente la nomenclatura guidata dei documenti (anche quelli secondo lo standard ISO19650), in maniera facile e veloce, abbattendo il rischio di comuni errori manuali. 

5. Sicurezza dei dati assicurata 

OpenTree è un sistema di gestione documentale local server semplice e affidabile, che permette di blindare l’ archivio documenti, gestirlo in estrema sicurezza, in modo da raccogliere tutta la documentazione di commessa in un unico repository centralizzato dagli accessi controllati e tracciati, definendo le possibilità di accesso in sola visualizzazione o modifica a livello individuale o di gruppo. 

6. Conformità agli standard di settore 

Tipica esigenza di progetti strutturati è quella di adeguare il lavoro in accordo agli standard di settore (ISO 19650 , stradali, ferroviari, nucleari). OpenTree è la soluzione idonea che consente di impostare i tutti i flussi documentali in modo che siano conformi e soddisfino i requisiti previsti dalle norme. 

7. Compilazione automatica dei cartigli

La perdita di tempo e il rischio di errori nella compilazione dei cartigli è una problematica molto frequente. Sia che producano documenti in Revit, in AutoCAD o anche con Word, OpenTree rende possibile trasferire tutti i metadati dei documenti ai cartigli preimpostati in modo guidato con pochi click. 

8. Audits e controlli agevolati 

Un aspetto importante per i clienti con certificazioni o abilitazioni è anche quello di come fare i propri audits interni e mostrare le evidenze. L’audit della documentazione tecnica richiede di registrare chi ha fatto che cosa e su che documento e di poter avere chiare evidenze, che permettano di ricostruire velocemente chi ha avuto accesso a quali documenti, quando e che si siano seguite le procedure in modo regolare e conforme. OpenTree viene incontro a tutti questi punti.

9. Template e cartelle strutturati 

Il template è il file di partenza per i nuovi progetti che contiene tutti gli standard di progettazione. La creazione di template e cartelle personalizzati e preimpostati è un’esigenza molto diffusa. Con OpenTree è possibile definire un formato standard per la documentazione tecnica di commessa, sulla base della disciplina e della commessa, permettendo a tutto il team di lavorare sugli stessi template.

10. Agile integrazione con CDE esterni 

L’ultimo step dell’elaborazione di un progetto è sicuramente la condivisione dei dati relativi alla stessa. OpenTree supporta anche la fase di Shared, agevolando la condivisione dei dati di commessa, grazie alla stretta integrazione con i principali CDE sul mercato (BIM360, Sharepoint, Aconex, Asite, etc).

In ultimo, OpenTree può essere un valido aiuto se si intende certificare la propria azienda o studio tecnico con la nuova Prassi di Riferimento UNI 74/19. Avere la possibilità di implementare una procedura di gestione ben definita che sia conforme alle specifiche della prassi è un aspetto di cui OpenTree può occuparsi. In particolare per tutto quanto riportato nel capitolo 7.5 della Prassi –Informazioni documentate: Creazione, aggiornamento e controllo e nel capitolo 9 – Valutazione delle prestazioni, Audit interno e riesame della direzione

Alla luce di questi esempi, l’obiettivo da tenere ben chiaro nell’acquisizione e installazione di un sistema informativo di gestione documentale, è quello di avere a disposizione uno strumento che: sia semplice, efficace ed efficiente e sappia interpretare i bisogni degli utilizzatori ed adattarsi a questi.