In un contesto dove, per i lavori di prestazione intellettuale, non è più necessaria una scrivania 7/7, gli spazi si possono contrarre ed assumere nuove funzionalità e finalità di utilizzo. Ecco perché lo space management e il redesign delle funzionalità degli spazi è ad oggi una delle discipline più importanti per il Facility Manager. Vediamo insieme consigli applicativi e possibilità di digitalizzazione.
La pandemia ha accelerato l'adozione della flessibilità sul posto di lavoro, dimostrando che molte persone possono essere produttive anche se non sedute fisicamente in ufficio. Il lavoro ora include una moltitudine di attività digital-first, come scrivere e-mail e creare fogli di calcolo, che possono essere eseguite virtualmente. In svariati Paesi europei un approccio ibrido al lavoro era qualcosa di già conosciuto prima del covid, ma molto meno in Italia. La sempre crescente necessità di sistemi di smart working e la creazione di team di lavoro liquidi e dislocati sul territorio hanno reso la revisione delle procedure per la gestione e destinazione degli spazi aziendali un passo imprescindibile per le aziende.
In un contesto dove, per i lavori di prestazione intellettuale, non è più necessaria una scrivania 7/7, gli spazi si possono contrarre ed assumere nuove funzionalità e finalità di utilizzo. Ecco perché lo space management e il redesign delle funzionalità degli spazi è ad oggi una delle discipline più importanti per il Facility Manager.
In un contesto di smart building si generano tantissime opportunità di revisione dell’utilizzo degli spazi, anche grazie ad una tecnologia che consente al facility manager di raccogliere con grande facilità dati e informazioni su esigenze e abitudini della popolazione aziendale e di poter riorganizzare gli spazi a seconda delle sempre più flessibili esigenze di business e persone.
Il lavoro ibrido o hybrid working è quindi una modalità di lavoro che permette ai lavoratori di essere presenti presso l’azienda o di lavorare da remoto (da qualsiasi luogo in cui vi sia una connessione internet) tramite una serie di dispositivi e metodologie che permettano di accedere ai server aziendali in maniera sicura.
Cos’è lo space management
Lo space management è un processo in più fasi che, tramite la raccolta e l’analisi dei dati, identifica il miglior layout per incontrare le esigenze di tutta l'organizzazione: dai bisogni dell’azienda a quelli dei singoli lavoratori.
Si possono applicare differenti strategie di destinazione degli spazi nel lavoro ibrido, che spesso hanno ottimi impatti sia sul business che sulla qualità di vita dei lavoratori:
Per soddisfare le mutevoli esigenze di un lavoro ibrido e attuare le strategie di uso efficace degli spazi, la gestione delle aree nello smart building deve andare oltre la mera assegnazione delle postazioni di lavoro, puntando invece su una strategia agile e basata sui dati. Gli spazi dedicati alla collettività (escludiamo quindi le aree dedicate ad impianti e produzione) possono essere suddivisi in alcune macro-tipologie a seconda della loro finalità:
Ogni area ha una finalità ben precisa e presuppone una progettazione ed un arredo dedicato dando vita ad approcci basati sulle esigenze dei lavoratori e sulla scala valoriale aziendale. Quando si ridisegnano gli spazi è quindi fondamentale definire, in accordo con la direzione aziendale, quanto spazio dedicare ad ognuna di queste aree poiché, come soleva affermare Churchill "Noi diamo forma ai nostri edifici; dopodiché sono loro a plasmare i nostri comportamenti"* (*Libera traduzione da “"We shape our buildings, and afterwards our buildings shape us.”).
Foto di David Mark da Pixabay
Una riduzione degli spazi dedicati alle postazioni di lavoro offre sicuramente ampi margini di risparmio. Se ad esempio il 30% della popolazione aziendale effettuasse in turnazione 2 giorni alla settimana in smart working, si potrebbe attuare una strategia per diminuire fino al 20% la parte di spazi dedicata a postazioni di lavoro.
Alla luce del caro-bollette, secondo uno studio effettuato da Codacons, la necessità di tagliare le spese di luce e gas, sempre più alte e insostenibili, è diventato uno dei main driver delle imprese per orientare le scelte di space management verso sistemi virtual firt e full hybrid.
Si potrebbe arrivare fino ad un -30% su costi di affitti, utenze, manutenzione, riscaldamento, telefonia, ecc. Lo smart working porterebbe infatti un risparmio annuale tra i 2.845€ e i 5.115€ per ogni dipendente, aggiungendo a questo l’equivalente di 7 giorni all’anno risparmiati per mancati spostamenti casa-lavoro.
Le attuali strategie di space management si concentrano comunque non solo sulla riduzione dei costi, ma ancor di più sulla valorizzazione degli spazi come supporto per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, tra cui attrarre e trattenere i talenti, migliorare la collaborazione, ottimizzare le risorse e ridurre i rischi.
I sistemi per la gestione degli spazi aziendali negli smart building devono avere alcune caratteristiche base, che possiamo suddividere a seconda degli utilizzatori: il Facility Manager e gli utenti.
Questo ultimo punto è fondamentale, poiché permette al Facility Manager di decidere ad esempio di inibire intere aree all’utilizzo, e quindi di risparmiarne i costi energetici, manutentivi e di pulizia, oppure di raddoppiare le aree break in un determinato piano dell’edificio poiché dai dati emerge che l’affollamento supera i parametri desiderati.
I sistemi 4.0 per lo space management, oltre a rispettare i criteri per l’interoperabilità descritti in questo articolo, devono
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