Come si redige un contratto di manutenzione per lavori edili?

Indicazioni nella preparazione dei contratti di manutenzione secondo la Norma UNI EN 13269:2006
 
La domanda che bisogna porsi è:
È possibile dare un prezzo al valore che i possessori dei beni ricevono facendo un adeguata manutenzione? SI.
Infatti la manutenzione di un bene, eseguita in modo corretto, salvaguardia il valore del capitale investito per l’acquisto e/o la realizzazione del bene, nel nostro caso di un immobile o sua parte o impianto, ed assicura il conseguimento della disponibilità richiesta.
Inoltre, il sempre crescente sviluppo di nuove tecnologie fa aumentare la richiesta dei servizi di manutenzione specializzata. Pertanto è importante redigere i contratti di manutenzione secondo in modo attento ed uno schema ben preciso.
Prima di redigere il contratto è opportuno eseguire delle attività precontrattuali che consentono la preparazione del contratto. Esse sono:
  1. la definizione dei servizi di manutenzione richiesti;
  2. la predisposizione di una politica di manutenzione e una strategia su come applicare tale politica decidendo se effettuare la manutenzione internamente o affidarla a terzi;
  3. la definizione del tipo di contratto più appropriato, identificazione degli assuntori con le capacità tecniche, professionali organizzative ed economiche in grado di adempiere ai lavori richiesti;
  4. la preparazione di una bozza di contratto, effettuazione della negoziazione della parte economica a seguito di ricezione delle offerte ed individuazione dell’assegnatario.
Successivamente alla firma del contratto vengono poi svolte le attività contrattuali sia da parte dell’assuntore che da parte del committente.
Le attività svolte dall’assuntore sono: svolgimento delle attività previste da contratto con impiego di risorse umane e materiali, predisposizioni di programmi di lavoro e loro esecuzione rispettando i requisiti contrattuali, inoltro delle richieste di pagamento e gestione di eventuali modifiche contrattuali.
Le attività svolte dal committente riguardano invece: il controllo del budget contrattuale e convalida delle richieste di pagamento fatte dall’assuntore, eventuali variazioni di contratto che devono essere concordate con l’assuntore e verificare la corretta esecuzione del contratto.
 
La struttura di un contratto di manutenzione
Conforme a quanto riportato nella norma UNI EN 13269:2006 il contratto di manutenzione deve contenere una serie di elementi essenziali per sua corretta redazione. Essi sono:
  • Intestazione: In tale parte si identificano i contraenti con la ragione sociale, indirizzi, identità dei firmatari del contratto. In particolare l’intestazione dovrebbe contenere la seguente dicitura “Accordo per la fornitura di servizio di manutenzione”
  • Obiettivo: Il contratto deve iniziare con la definizione dell’intendimento generale delle parti, con dichiarazioni esplicite e specifiche delle intenzioni concordate delle parti contraenti. La descrizione dell’intendimento generale è estremamente utile quando, in contratti pluriennali, al mutare delle condizioni si rendesse necessario apportare modifiche al contratto.
  • Definizioni per il contratto: Visto il gran numero di termini utilizzati nel mondo della manutenzione, è bene definire con precisione il significato dei termini utilizzati in modo da vincolare entrambe le parti. I termini riguardano sia quelli tecnici che economici, organizzativi, legali, con particolare riferimento a norme nazionali ed europee che definiscano tali terminologie. Un valido aiuto viene fornito dalla norma UNI 13306 che definisce la terminologia usata nel mondo della manutenzione.
  • Luogo di Manutenzione: Definizione dei luoghi dove devono essere svolti i lavori di manutenzione con identificazione dell’indirizzo, dell’edificio macchinario o apparecchiatura.
  • Contenuto: In tale parte vengono descritti la tipologia di lavori da eseguire, descritti in modo chiaro includendo le fasi in cui devono essere svolti, il risputato desiderato, strumenti utilizzati, i requisiti di salute e sicurezza che devono essere rispettati, gli elementi da sottoporre a manutenzione, e la qualifica dei lavoratori. Spesso, vista la corposità delle descrizioni, tale parte viene allegata come appendice al contratto.
  • Tempi: In tale parte vengono definiti i tempi entro cui devono essere eseguiti i lavori, anche mediante un cronoprogramma delle attività da svolgere. Inoltre vengono definiti le tempistiche di intervento da quando viene segnalato il guado a quando l’intervento manutentivo viene eseguito.
  • Impedimento: Vengono definiti i casi e le conseguenze di impedimenti, motivazioni per variazioni di programma e procedure di accordo su eventuali modifiche, con indicazione degli obblighi di informazione reciproca.
  • Ritardo: In tale parte vengono definite le conseguenze in merito a ritardi, con definizione dei costi per i ritardi subiti dal committente.
  • Verifica: Si definiscono le condizioni specifiche di accettabilità dell’opera o di una sua parte da parte del committente. In tale parte viene definito chi effettua la verifica, le modalità ed i tempi in cui viene effettuata la verifica e cosa viene verificato.
  • Informazioni tecniche: In tale parti vengono descritti lo stato in cui si trovano i beni che devono essere sottoposti a manutenzione anche mediante una semplice lista in cui si descrivono le condizioni dei beni. Nel caso in cui si modifichi lo stato delle apparecchiature, il committente deve essere informato.
  • Parti di ricambio e materiali: In tale parte viene descritta la strategia di fornitura dei materiali di ricambio con descrizione delle tipologia di materiale, caratteristiche tecniche, di qualità ed altre informazioni legate alla fornitura del materiale.
  • Prezzi: Nella parte relativa ai prezzi viene indicato il compenso da corrispondere all’assuntore per l’esecuzione del servizio di manutenzione, indicando anche una eventuale tempistica divisa in stati di avanzamento lavori o obbiettivi raggiunti. Per i contratti di manutenzione solitamente si utilizzano vari schemi di prezzo tipo: prezzo forfettario, preventivo più prezzo di costo, listino prezzi, prezzo unitario. Definito il compenso e quindi il relativo schema di prezzo, vengono indicati i costi esclusi ed inclusi nel prezzo come: tasse, oneri tributi, spese di viaggio, trasporto, assicurazione, etc.
  • Termini di pagamento: In tale parte vengono definiti le condizioni che possono influire sui pagamenti tipo: la valuta, il metodo di fatturazione, penalità per ritardo del pagamento, scadenze dei pagamenti etc.
  • Garanzie: Vengono definiti i diritti del committente e gli obblighi dell’assuntore in caso di mancata esecuzione delle attività previste da contratto. In tale parte viene definito cosa garantisce l’assuntore, il periodo di garanzia, il trasferimento di garanzia, procedure per la richiesta di garanzia.
  • Penali: In questa parte vengono specificate le penali da pagare in cadi di non conformità agli accordi contrattuali.
  • Incentivi: Nella sezione degli incentivi, vengono indicati gli incentivi da pagare in caso di completamento anticipato, riduzione dei costi, aumento del profitto netto.
  • Assicurazioni: Nella parte dedicata alle assicurazioni si descrive le assicurazioni richieste per il contratto o per legge specificando chi dovrà provvedere ad effettuare l’assicurazione e le procedure da seguire; Infatti in tale parte del contratto si specifica cosa copre l’assicurazione, chi deve stipulare l’assicurazione ed il beneficiario dell’assicurazione, l’ammontare minimo di assicurazione, eventuali procedure in caso si verifichi un danno a cose o persone.
  • Garanzia finanziaria: Descrive eventuali garanzie finanziarie che possono essere necessarie per la salvaguardare il committente o l’assuntore. Viene definita la tipologia di garanzia, (cauzione, garanzia bancaria ecc.) la data o l’evento fino al quale è valida la garanzia, in quali condizioni deve essere riscosso il pagamento della garanzia e l’ammontare della garanzia.
  • Condizioni di esecuzione: Il contratto deve contenere una parte dedicata alle specifiche responsabilità richieste da ciascuna parte per consentire l’esecuzione del lavoro di manutenzione. Specificare i servizi e le attrezzature messe a disposizione da tutte le parti contraenti quali: servizi, energia elettrica acqua, orari di lavoro, condizioni ed ambiente di lavoro ecc.
  • Salute e sicurezza: In tale parte vengono specificate le misure adottate, a norma di legge, per la salute e la sicurezza dei lavoratori e delle persone terze. Viene specificata l’addestramento richiesto, le misure protettive adottate, la documentazione in materia di sicurezza e salute dei lavoratori, e riferimenti normativi.
  • Protezione Ambientale: In tale parte, non sempre presente nei contratti, si specificano le misure di protezione ambientali previste in particolare le procedure di prevenzione dell’inquinamento ambientale, gestione dei rifiuti, e loro smaltimento.
  • Protezione: Vengono indicati le modalità di salvaguardia della proprietà, di accesso non autorizzato e da eventuali danni specificando in particolare le modalità di tenuta in sicurezza ei delle informazioni e i sistemi di gestione dati, le procedure di autorizzazione di accesso alle aree, autorizzazioni, permessi di lavoro e la documentazione relativa alle misure di sicurezza e di protezione adottate.
  • Assicurazione qualità: L’assicurazione della qualità definisce le misure che garantiscano la qualità del servizio manutentivo. In tale parte si specificano i requisiti dell’assuntore quali il possesso di un sistema di qualità, le esperienze e le qualifiche professionali del personale impiegato, le modalità di esecuzione degli audit e delle verifiche ispettive, la predisposizione di un piano della qualità e di indicatori di qualità che consentano una analisi e monitoraggio della qualità del servizio di manutenzione.
  • Gestione e supervisione: In tale parte vengono specificate le modalità di gestione e supervisione dei lavori e delle attività previste da contratto, e modalità di collaborazione tra committente ed assuntore. In particolar modo vengono indicati i referenti delle parti quali responsabile di contratto e un supervisore ciascuno che rappresenti la sua parte e le persone da contattare. Il responsabile di contratto è la persona dell’intero programma di manutenzione. Si definisce l’organigramma e la nomina di eventuali subappaltatori con indicazione dei nominativi delle persone impiegate nelle attività manutentive. 

L'ELENCO CONTINUA NELL'ARTICOLO INTEGRALE