La Strana Vicenda degli OIR: Organizational Information Requirements & le Politiche Patrimoniali di Committenza

La digitalizzazione si presenta nel settore della costruzione e dell’immobiliare prevalentemente sotto la fattispecie del Building Information Modeling (BIM), sovente nelle sue forme più estensive, sino a giungere a una elevata formalizzazione processuale attraverso le norme della serie ISO 19650.

Come si vedrà in seguito, è, tuttavia, possibile interpretarne i principali assunti secondo una modalità convenzionale, oppure in maniera più originale, maggiormente consona alle evoluzioni che la autentica trasformazione digitale sta effettivamente ingenerando.

Uno dei temi che meglio si prestano a tale impostazione è quello relativo agli Organizational Information Requirements (OIR).

La sensibile questione dell'Automated Compliance Checking

Per comprendere appieno il significato di ciò che si sta affermando, occorre andare alla questione sensibile dell’Automated Compliance Checking, che sottende la possibilità di esprimere un vincolo regolamentare sotto una forma pienamente computazionale, completamente leggibile dalla macchina.

Il tema dell’Automated Compliance Checking è oggi, infatti, trattato ovunque: il caso maggiormente recente si deve al rapporto pubblicato dal Centre for Digital Built Britain, intitolato D-COM: Final Report. Digitisation of Requirements, Regulations and Compliance Checking Processes in the Built Environment.

Esso si lega, dunque, alla necessità, impellente, di rendere machine readable pure le principali innovazioni contenute nelle norme UNI EN ISO 19650-1 e -2 in tema di funzioni digitali di committenza, sotto le due fattispecie delle logiche finanziarie di investimento immobiliare e infrastrutturale e della erogazione di servizi di fruizione individualizzata dei cespiti.

Tutto ciò si dovrebbe ripercuotere, in effetti, nell’articolato processo che conduce agli Exchange Information Requirements (EIR), già Employer’s Information Requirements, noti in Italia come Capitolato Informativo, attraverso gli Organizational Information Requirements (OIR), gli Asset Information Requirements (AIR) e i Project Information Requirements (PIR).

Gli Organizational Information Requirements (OIR) e la UNI EN ISO 19650-3

Gli OIR, in particolare, che saranno trattati più specificamente nella prossima norma UNI EN ISO 19650-3, attesa tra il 2020 e il 2021, appaiono come lo snodo cruciale.

Un documento dell’australiana NATSPEC ricordava come gli OIR, redatti a livello dell’intera organizzazione, a differenza degli AIR, dei PIR e degli EIR, non andassero a essere inclusi nella documentazione contrattuale, assolvendo a una veste propedeutica di carattere strategico, anziché tattico.

La BS PAS 1192-3, destinata a essere sostituita dalla (UNI EN) ISO 19650-3, definiva, peraltro, gli OIR in questo modo:

• optimizing the asset management strategy and optimizing/prioritizing its asset management plan(s);
•  assessing the financial benefits of planned improvement activities;
• modelling the asset to support operational decision making;
• determining the operational and financial impact of asset unavailability or failure;
• making life cycle cost comparisons of alternative capital investments;
• identifying expiry of warranty periods;
• determining the end of an asset’s economic life, e.g. when the asset related expenditure exceeds the associated income;
• determining the cost of specific activities (activity based costing), e.g. the total cost of maintaining a specific asset(s)/asset system;
• obtaining/calculating asset replacement values;
• undertaking financial analysis of planned income and expenditure;
• obtaining/calculating the financial and resource impact of deviating from plans that might result in a change in asset availability or performance;
• assessing its overall financial performance;
• undertaking the ongoing identification, assessment and control of asset related risks.

Da ciò si rileva facilmente che, pur avendo, appunto, una focalizzazione sull’intera organizzazione, gli OIR restano incentrati sui cespiti oggetto della specifica commessa e, in particolare, ancor prima che sulle Operations, sulla Maintenance, anche in relazione alla più generale norma ISO 55000.

In definitiva, l’attenzione resta, comunque, posta essenzialmente sul cespite fisico, sui suoi componenti, sulla sua vita utile di servizio.

Il riferimento alla dimensione finanziaria, oltre che a quella tecnico-economica, induce a ritenere, invece, che, tramite una interpretazione estensiva, sia possibile introdurre le logiche digitali, di computazione del dato, nei processi decisionali preliminari: di carattere economico e, soprattutto, di carattere finanziario.

«BIM» nel cuore dei processi decisionali di approvvigionamento dei capitali di debito e di rischio

In quella sede, infatti, si incontrano analisi delle esigenze del mercato e dei bacini di utenza, studi sui vincoli legislativi e regolamentari, valutazioni finanziarie sulle opportunità offerte dall’investimento, in una forma in cui gli universi della finanza (pubblica e privata) e degli sviluppatori, dei promotori e dei committenti potrebbero incontrarsi senza bisogno di particolari intermediazioni in un contesto di analisi predittive di carattere probabilistico al fine di mitigare il rischio.

Gli OIR, secondo questo approccio, condurrebbero il «BIM» nel cuore dei processi decisionali di approvvigionamento dei capitali di debito e di rischio, laddove, in definitiva, si gioca la bancabilità della commessa, ove essa assume una «forma», benché non ancora si dia una vera e propria morfogenesi.

In questa fase i decisori politici ed economici potrebbero compiutamente assumere un controllo digitale, nel senso di numerico e computazionale, di operazioni che presentano solitamente, ad esempio, una elevata criticità in rapporto all’aleatorietà relativa agli accadimenti e al merito di credito.

Nella bozza della norma (UNI EN) ISO 19650-3 si legge, infatti, che sin dall’inizio, nel processo di briefing, il soggetto proponente, il committente/proprietario/gestore, è tenuto a definire, a documentare e a conservare i requisiti informativi finalizzati al sistema di gestione patrimoniale con riferimento alle proprie funzioni organizzative e, in ultima istanza, gestionali.

Di fatto, fuoriuscendo dall’ottica «ristretta» del manufatto nel ciclo di vita, sarebbe possibile, perciò, immaginare, in maniera più originale, gli OIR come la funzione istruttoria che riguardi la gestione delle logiche finanziarie inerenti alla valutazione dell’investimento.

Da questo punto di vista, basti guardare ad applicativi come TestFit o Archistar, ricordando il tentativo precedente infruttuosamente compiuto da Flux Metro, per comprendere come sia ormai quasi realtà, al fine di creare mercati immobiliari e infrastrutturali globali o macro-regionali per orientare e per ottimizzare i flussi di capitali, la possibilità di giungere all’intelligenza artificiale per definire le soluzioni progettuali che tengano conto della ottimizzazione multi-criteriale.

D’altra parte, a proposito di un altro aspetto rilevante, in uno degli OIR predisposti nel Regno Unito si può ritrovare questa affermazione:
to aid dialogue with clients this note should be used ideally in a workshop style environment where the client team can explain the aspirations and information requirements of the project in simple non-technical terms. The notes from that meeting can be translated into a draft OIR for further discussion/review and to inform the AIR (Asset Information Requirements).

In pratica, si tratta di avviare un processo di consultazione interno alle componenti della committenza, con il coinvolgimento dei soggetti responsabili delle principali funzioni organizzative.

È chiaro, che, a partire dalla simulazione di flussi e di interazioni, sarebbe possibile non solo instaurare computazionalmente le relazioni tra gli spazi, ma anche configurare i profili comportamentali e i livelli di servizio.

Ciò rappresenta una straordinaria possibilità per la committenza di contribuire «progettualmente» a edifici o a infrastrutture che si pensano come «cognitive» e «responsive», che veicolano servizi fortemente personalizzati.

Il CIBSE sostiene, peraltro, che an OIR document may take any one of a number of forms; there is no prescribed right or wrong way of creating an OIR. The information that is required by an organisation is that which is relevant to the stakeholders in the function of said organisation. 

Il che indica come uno degli scopi principali degli OIR sia quello, appunto, di coinvolgere, all’interno del brief, l’intera struttura dell’organizzazione committente che utilizzerà il bene, una volta realizzato.

Nell’ipotesi appena decritta, tuttavia, ciò avverrebbe in maniera molto descrittiva, ben lontana da un approccio computazionale.

Ciò che, comunque, è presente in questa istanza, così come lo era in precedenza nelle Plain Language Questions (PLQ), che avrebbero dovuto informare gli OIR, è l’esigenza di formalizzare i modi d’uso, le modalità di fruizione del bene commissionato.

Da una fonte del NHS si trae: to fully establish your organisational data requirements you will need to involve all your departments. You will have many different uses for facility and estates data within your different departments. Your space planning department will have detailed information on staff and student numbers, together with timetabling and space information. Your maintenance department will have information on equipment that requires regular replacement or servicing. And your strategic planning department will have information on anticipated future needs and the condition of the buildings within your estate.

L’irlandese RIAI indicava come the PLQs should be part of the Organisation Information Requirements (OIR) which will inform the Employer Information Requirements (EIR) as answers to many of the PLQs will need to be confirmed by the project delivery team through specified information delivered to the Employer at the Information Exchanges. For example, the volumetric requirements can be confirmed by a schedule of rooms with areas and heights which is cross referenced with the Employers Schedule of Accommodation.

Nel documento BS PD 19650‐0:2019 (Transition guidance to BS EN ISO 19650) si ritrova che PLQ and PIR are both expressions of the high‐level information needed by the client and/or their stakeholders to make key decisions concerning the project. The PIR, like the PLQ, are used to develop the detailed and contractual EIR. However, PIR can also include non‐technical requirements.

Naturalmente, gli AIR, che attualmente costituiscono l’esito più formalizzato degli OIR, appaiono l’elemento meglio strutturato di informazione degli EIR per quanto riguarda la parte contenutistica, più prossima al brief vero e proprio, mirando, alla fine dei processi di progettazione e di realizzazione, a configurare un Asset Information Model (AIM), da cui originare il Digital Twin (DT), in cui, di là degli aspetti legati al BIM o all’IoT, sono gli algoritmi di predictive analytics a contare.

Quest’ultimo è definito, infatti, da Menno Lammers a dynamic digital representation of a physical (real estate) asset, which enables the company to better understand, predict and find new revenue from the performance of this asset, allowing the company to improve its performance in the marketplace.

Lo stesso autore aggiunge che il Digital Twin connects all the physical data entry and digital model processes that are useful to an organization so that all users can perform their activities.

Tutto ciò per dire che, in realtà, negli OIR avviene una sorta di «ideazione», da parte del soggetto proponente, delle condizioni per cui negli EIR si configuri la richiesta, all’intera catena di fornitura, di «produrre» un gemello digitale.

D’altra parte, ad esempio, i criteri di classificazione e di codificazione degli spazi, oltre che delle relazioni che intercorrono tra essi, da sempre presenti, tra gli altri, in Affinity o in dRofus, si intrecciano colle dotazioni dinamiche di apparati mobili strumentali così ben gestite, a titolo esemplificativo, nei casi proposti da EcoDomus FM o da Onuma, si interrelano alle potenzialità, tra le altre cose, che Maximo o Tririga consentono in materia di Sentiment Analysis grazie a Watson IoT.

Siano perdonati, in questa sede, i riferimenti commerciali, proposti senza alcun intento promozionale, indispensabili, tuttavia, per offrire concretezza alle menzioni concettuali.

La «progettazione dei servizi» ha luogo già nella fase iniziale del processo di committenza

È evidente, dunque, che, a partire dalla fase più embrionale del processo di committenza, abbia luogo la «progettazione dei servizi» che diparte dalla richiesta ai progettisti di ideare la percezione degli spazi e la regolazione dei flussi per giungere all’interazione coi dispositivi tangibili, come gli apparati elettromedicali, o intangibili, come i comandi vocali.

Il contesto è, perciò, evolutivo e adattivo: per questa ragione gli OIR (e, un tempo, le PLQ) riguardano l’organizzazione nel suo complesso, ma saranno sempre più incentrati, specie all’interno della declinazione negli EIR, sugli individui.

Molto spesso, invero, questo intento dovrà misurarsi coi vincoli imposti dal costruito esistente, specie se oggetto di tutela, che renderà la sfida ancor più impegnativa.

Occorre, in definitiva, comprendere che i processi decisionali di carattere finanziario che stanno a monte del processo di committenza e quelli di fruizione che si pongono a valle dello stesso costituiscono le vere sfide della digitalizzazione delle politiche patrimoniali della committenza.

È opportuno, quindi, che i contenuti degli AIR non siano considerati ormai affatto normalizzati, nella misura in cui la struttura dei dati che riguardano la gestione e l’esercizio di un cespite immobiliare o infrastrutturale, non si limiti, tra le altre finalità, a localizzare nelle unità spaziali o lineari oggetti fisici da ispezionare, manutenere, sostituire, da visualizzare in maniera aumentata o per emettere ordini di lavoro.

D’altronde, quei cespiti, peraltro, sempre più interconnessi, stanno divenendo veri e propri «impianti produttivi» di erogazione di servizi nell’ottica dello Space as a Service.

Entusiasmarsi per la possibilità che in ambienti virtuali immersivi interattivi il futuro manutentore, il futuro operatore sanitario o il futuro macchinista possano validare requisiti informativi formalizzati negli EIR e negli ER (Employer’s Requirements) vuol dire cogliere la portata della «fruizione» che assume la veste dell’occupancy e dell’experience.

Certo, di là delle dichiarazioni di principio, la applicazione classica, BIM compliant, dell’Operations & Maintenance (forse altrimenti dicibile come BIM4FM) appare rilevante, ma sempre meno obiettivo destinale.