Posta elettronica certificata: gli obblighi dei professionisti e i segreti dell'indice nazionale INI-PEC

Nonostante sia uno strumento utile e attualmente utilizzato da sei milioni di record, la PEC (posta elettronica certificata) per molti è ancora tabù.

Allo stato attuale, c'è un'obbligo di legge per professionisti e imprese a livello di posta elettronica certificata (PEC), obbligatoria per tutte le aziende, pubbliche e private, e i liberi professionisti dalla conversione del decreto-legge 179/2012 nella legge 221/2012.

Infatti, il decreto-legge 193/2016 ha stabilito che dal 1° luglio 2017 le aziende iscritte al Registro delle Imprese e i professionisti iscritti all'albo riceveranno le comunicazioni dell'Agenzia delle Entrate direttamente tramite l'indirizzo PEC presente sul sito INI-PEC, ovvero l'indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata di professionisti e imprese. La norma specifica anche quali sono le categorie che dovranno adeguarsi entro il 1° luglio: i professionisti iscritti all'albo e le aziende iscritte al Registro delle imprese.

Ma a cosa serve oggi la PEC? Ricapitoliamo i suoi impieghi:

• scambio di documenti legali riguardanti l'attività lavorativa;
• comunicazioni con INPS o INAIL;
• ricezione di comunicazioni ufficiali;
• gestione delle iscrizioni a concorsi pubblici, scuole, università e ordini professionali;
• partecipazione alle gare d'appalto per professionisti e imprese;
• accesso a servizi pubblici (es.: cambio di residenza);
• inoltro di contestazioni di illeciti e rilascio di certificati.

Rispetto alla tradizionale posta raccomandata, la PEC garantisce immediata consegna, garanzia di integrità del contenuto e degli allegati trasmessi.

Attenzione, però: anche un professionista NON ISCRITTO ALL'ALBO deve possedere una PEC. Per un professionista non iscritto all'albo che lavora con le altre aziende e utilizza la mail come strumento principale di comunicazione è fondamentale avere un indirizzo di posta elettronica certificata. In primis si avrà la certezza che il messaggio inviato ha un valore legale e potrebbe essere utilizzato in un'eventuale denuncia o causa.

L'art.5 del decreto-legge 179/2012 sancisce inoltre che:

• le nuove imprese individuali che si iscrivono al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane devono comunicare all'atto di iscrizione il loro indirizzo PEC;
• le imprese individuali attive sono tenute a depositare al registro delle imprese competente, entro il 30/06/2013, il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.

Inoltre è istituito presso il Ministero per lo Sviluppo Economico, entro sei mesi dalla data di entrata in vigore della legge di conversione, l'elenco pubblico delle PEC delle imprese e dei professionisti denominato Indice Nazionale degli Indirizzi di Posta Elettronica Certificata (INI-PEC). L'accesso all'INI-PEC è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi ed a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione.

INI-PEC: accesso e consultazione

Si tratta, di fatto, dell'archivio da consultare per contattare formalmente un qualsiasi operatore economico iscritto al Registro Imprese o appartenente a un ordine o collegio. L'affidabilità delle informazioni offerte è garantita dalla normativa che obbliga Registro Imprese e più di 1.800 tra ordini e collegi professionali a trasferire con tempestività a INI-PEC i dati e gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata degli iscritti.

Parliamo, quindi, di una sorta di motore di ricerca contenente oltre sei milioni di record (ultimo aggiornamento gennaio 2018). Oltre a fornire l'indirizzo PEC di un determinato soggetto economico, consente anche l'operazione inversa, ossia la consultazione di informazioni sul titolare di una casella di Posta Elettronica Certificata a partire dal relativo indirizzo. L’accesso è gratuito, attraverso un’interfaccia accessibile da qualsiasi browser desktop o dispositivo mobile. Non richiede alcun tipo di autenticazione né il ricorso all'impiego di software aggiuntivo.

Come trattare una PEC

Una mail di PEC non è come un'altra posta elettronica e non va trattata nello stesso modo. La giurisprudenza ha stabilito che tutto ciò che è contenuto in una PEC è, a tutti gli effetti, un documento informatico, non analogico, e come tale deve essere archiviato e conservato, altrimenti non ha alcun valore legale.

Rispetto alla posta raccomandata cartacea però, la PEC ribalta l'onere della prova in caso di contenzioso: è il proprietario della casella di posta elettronica certificata a dover controllarne periodicamente il contenuto, mentre con la raccomandata classica è il mittente a doversi curare di inviarla all'indirizzo giusto ed attenderne la ricevuta di ritorno come prova dell'avvenuta ricezione.

Inoltre, come tutte le scritture contabili di un'azienda, anche la corrispondenza via PEC va conservata nel tempo, ma la firma legale che la certifica spesso ha una scadenza temporale inferiore rispetto a quanto necessario.