Il ruolo del project management nella gestione di un progetto di decommissioning industriale

Gestire con successo un grande progetto di decommissioning o dismissione di un sito industriale è complesso, ma questo tipo di progetto può diventare anche una grande opportunità per il bilancio aziendale, per la collettività e per l’ambiente. 

In questo senso gli strumenti del Project management e, nel caso di progetti particolarmente complessi e concatenati, del Program management, risultano indispensabili per elevare la qualità del lavoro e risultare efficienti su più fronti.

È responsabilità del Project/Program Manager (PM) mantenere la rotta utilizzando gli strumenti di Program e Project management, e di tutta la squadra riconoscere le opportunità lungo il percorso.

I primi passi sono decisivi

Il progetto di decommissioning si compone di più fasi talvolta sovrapposte, in cui attività di tipologie e tempistiche diverse devono essere necessariamente portate a termine in modo strutturato ed armonizzato. Al fine di ottenere ciò, è di fondamentale importanza procedere per stadi, attraverso una solida pianificazione, che consentirà al Project Manager di tracciare un percorso, per poi mantenere la rotta, aggiustandola di tanto in tanto se necessario, e giungere a destinazione, ovvero assicurare la conclusione del progetto nei tempi e costi previsti.

Riassumiamo di seguito i momenti più delicati:

• Individuare le fasi di progetto, ognuna con specifiche necessità, potenziali criticità, tempistiche, risorse dedicate;
• Individuare il team di lavoro e funzioni secondo le necessità di ogni fase: assegnare i ruoli, risorse di tipo amministrativo, tecnico, operativo, di campo;
• Individuare, implementare e condividere una solida infrastruttura di gestione del progetto e di controllo/avanzamento delle attività, attraverso specifici programmi, definizione della reportistica in termini di frequenza e contenuti.

Per quanto riguarda l’individuazione delle fasi è compito del PM non solo identificarle in fase iniziale, ma anche saperle gestire in fase di esecuzione, facilitando le transizioni sottolineando e ribadendo a tutto il team il cambiamento, le diverse esigenze e rischi.

In generale si possono individuare almeno queste quattro fasi: una pianificazione strategica in cui si definiranno gli scenari possibili, seguita dalla preparazione di un piano esecutivo di dismissione; l’esecuzione del piano di dismissione può essere eseguita secondo necessità e tempistiche della realtà industriale, in ogni caso al termine della esecuzione del piano di dismissione la fase di close out che permette, tra le altre cose, di raccogliere le ultime informazioni ancora rilevanti per il sito, che possono tornare utili in caso di vendita o diverse destinazioni del sito. 

Le fasi sopra indicate coinvolgono i seguenti aspetti:

• Pianificazione strategica: esecuzione rilievi e raccolta documentale; mappatura materiali (incluso eventuali materiali pericolosi); censimento macchine/ attrezzature; security assessment del sito; valutazioni criticità ambientali; valutazione dei rischi connessi con le attività in progetto; preselezione e qualifica dei fornitori; predisposizione di scenari di dismissione e ripristino; analisi degli scenari di dismissione possibili; 
• Piano esecutivo di dismissione: selezione e conferma personale operativo; aspetti contrattuali, assicurazioni, permessi, autorizzazioni, formazione del personale, aspetti di sicurezza; controllo accessi; 
• Esecuzione piano di dismissione: gestione e smontaggio dei macchinari, gestione rifiuti, autorizzazioni, aspetti della sicurezza; bonifiche macchinari e edifici da amianto, PCB o altre sostanze pericolose; demolizioni macchinari; demolizioni impianti o parte di impianti, ripristini industriali;
• Close out: aspetti contrattuali, preparazione documentazione finale dei lavori; ecc.

Team dedicati per il decommissioning

I progetti di decommissioning sono per loro natura caratterizzati da una forte multidisciplinarietà, che comporta di conseguenza l’individuazione delle risorse qualificate che saranno dedicate.

A titolo di esempio segue un elenco non esaustivo delle varie discipline che possono essere interessate nell’ambito di progetti complessi di decommissioning:

• Risorse Umane
• EHS titolo IV
• Security
• Assicurazioni
• Finance / Gestione cespiti
• Gestione proprietà intellettuali / brevetti
• Permitting
• Autorizzazioni agli scarichi
• Certificazioni impianti
• Certificazioni macchinari
• Preparazione contratti
• Valutazione e Qualifica fornitori
• Sistemi di gestione e qualità 
• Gestione fornitori
• Gestione dei contenziosi
• Smontaggi, trasferimenti, vendite macchinari
• Imballi speciali industriali
• Logistica e trasporti eccezionali
• Sollevamenti 
• Demolizioni selettive
• Gestione rifiuti
• Analisi Sostanze pericolose (Amianto, Fibre, PCB, Oli, Materiali Radioattivi)
• Bonifiche e decontaminazioni da sostanze pericolose
• Gestione accessi in spazi confinati
• Ripristini pavimentazioni industriali
• Real Estate - supporti per la valorizzazione 
• Asset management

Tutte le risorse dovranno essere adeguatamente formate e aggiornate per gli ambiti operativi di competenza, ed essere dedicate al progetto del quale è buona norma conoscere non soltanto l’ambito di competenza, ma anche in generale il contesto.
Anche all’interno dell’organico del cliente saranno individuate le figure principali di interfaccia con cui è previsto un dialogo costante per lo sviluppo delle attività, anche per non perdere le conoscenze tecniche ambientali e storiche del sito. 

Infrastruttura del progetto/programma e controllo

Come ogni macchina, anche la gestione di un programma di dismissione deve essere ben impostato ed avviato considerando strumenti semplici e robusti secondo le esigenze specifiche del progetto e le eventuali procedure dei sistemi aziendali.
Non è però da escludere che i sistemi di qualità aziendali possano necessitare di modifiche per assecondare le esigenze specifiche del progetto o per armonizzare le procedure aziendali e le procedure attive presso i clienti.
Si deve quindi assicurare che tutto il team di lavoro sia aggiornato e formato sul sistema, strumenti disponibili e loro utilizzo.

All’interno della infrastruttura di gestione riteniamo che questi siano le variabili che possano fare la differenza al termine del progetto:

• Gestione e controllo dei rischi
• Costi, flessibilità e controllo delle varianti
• Gestione degli stakeholder
• Comunicazioni, controllo e condivisione

Gestione del rischio

È ormai nota l’importanza di compilare correttamente un registro dei rischi come strumento base di Project Management, è bene però assicurarsi di condividere il registro dei rischi / opportunità con il team di lavoro in modo da permettere a tutti i partecipanti al progetto di riconoscere il concretizzarsi di rischi o opportunità durante i lavori.

Il registro dei rischi deve essere aggiornato per ogni fase di dismissione consapevoli dei rischi diversi connessi con nuove attività.

A titolo di esempio riportiamo alcuni dei rischi specifici che si possono presentare in un programma di decommissioning:

• Mancanza di personale chiave identificato per cambio lavoro a seguito di chiusura dell’attività produttiva;
• Mancanza di figure amministrative dedicate al progetto da parte del cliente
• Macchinari non conosciuti;
• Portanza di elementi strutturali non sempre confermata;
• Presenza di rifiuti non nota (es. amianto, PCB);
• Interferenze con parti operative di impianti o con altre imprese coinvolte nella rimozione dei macchinari acquistati;
• Isolamento parziale di reti elettriche/altre linee tecnologiche (log out tag out) connesso alla presenza di linee o connessioni di utenze industriali non note;
• Integrità delle strutture e dei macchinari in cui è necessario entrare ad operare;
• Confrontazioni con personale precedentemente operativo nel sito dismesso o con persone occupanti le aree;
• Confrontazioni con media.

Costi, flessibilità e controllo varianti 

I costi solitamente sostenuti nelle attività di dismissione sono complessi e ciò non dipende solo dalle dimensioni ma anche dal fatto che sono composti da più tipologie di spesa rispetto ad un singolo progetto, è quindi necessario definire: 

• Architettura finanziaria
• Stima dei costi
• Sviluppo del Piano Finanziario complessivo
• Monitoraggio e controllo dei costi complessivi

La nostra esperienza ci insegna che, in particolare in fase di rimozione macchinari, le esigenze dei Committenti possono variare in diversa natura e modalità. Il PM deve poter garantire flessibilità alle esigenze del cliente sulla base dei finding che possono emergere durante le attività. Perché questo avvenga, l’infrastruttura di gestione deve essere già pronta a gestire le varianti attraverso contratti sviluppati accuratamente con sezioni a corpo, sezioni a misura, lavorazioni opzionali, per l’esecuzione dei lavori. 

Gestione degli stakeholder

Gli stakeholder coinvolti in un grande progetto di decommissioning industriale sono molteplici e il successo dell’intervento è fortemente dipendente dalla corretta gestione delle relazioni e delle istanze rappresentate da ognuno di questi gruppi di interesse. Dipendenti del sito in dismissione, fornitori, gestori dell’intervento, Autorità, residenti locali, media e associazioni locali, sono alcuni dei soggetti – ognuno con il proprio peso - da tenere in considerazione in un corretto piano di Stakeholder Management. 

Si pensi allo spostamento e alla chiusura di un impianto, oppure alla riqualificazione ambientale e alla restituzione di un sito in disuso: sono tematiche di grande interesse pubblico ed è corretto prevedere un flusso informativo costante e pianificato con gli stakeholder che garantisca un clima di accettazione e fiducia reciproci. Il ruolo del Project Manager deve necessariamente prevedere anche queste responsabilità, poiché dei potenziali conflitti con gli stakeholder possono tradursi in sospensioni o ostacoli all’intervento con grandi impatti finanziari sul bilancio del progetto che, per sua natura, comporta investimenti molto ingenti.  

A tal fine è opportuno, nell’ambito dell’attività di pianificazione, definire una strategia di gestione dei vari stakeholder che tenga conto di alcuni passaggi fondamentali:

• identificazione degli stakeholder;
• idefinizione degli obiettivi della strategia di gestione degli stakeholder;
• identificazione e valutazione del peso e delle aspettative di ciascun stakeholder;
• identificazione delle azioni per acquisire il coinvolgimento e l’accettazione da parte di ciascun stakeholder;
• identificazione delle attività da svolgere per gestire le aspettative degli stakeholder e la soddisfazione del cliente finale;
• identificazione di KPI per misurare l’efficacia del piano.    

Comunicazione e controllo

Sembra banale, ma un lungo progetto ha bisogno di punti fermi e sane abitudini a cui potersi affidare in caso di necessità. Anche in questo caso una corretta e ben chiara impostazione dei flussi di comunicazione interne ed esterne condiviso con il cliente permette di limitare situazioni inutilmente spiacevoli. Non possono mancare inoltre momenti regolari di incontro tra le figure chiave del progetto.
Questo permette di avere la sicurezza che criticità ed opportunità siano identificate, prese in carico il prima possibile e seguite fino a compimento.
Identifichiamo generalmente tre momenti chiave di condivisione: la riunione mensile, la riunione settimanale di programma e la riunione quotidiana di coordinamento delle attività all’interno delle singole funzioni operative.
Il report mensile e la riunione mensile sono i più importanti momenti di riflessione per mantenere la rotta. Le attività di decommissioning possono essere frenetiche in particolare se necessitano di assecondare esigenze produttive ancora attive, un momento di distacco e oggettiva visione di insieme permette quindi di identificare macro-problematiche ed identificare strategie specifiche.
La riunione settimanale ha il compito di mantenere il ritmo delle attività. La durata di questi incontri deve essere limitata e focalizzata per non perdere tempo prezioso. Perché questo avvenga in modo efficace le tematiche da trattare devono essere costanti e strutturate secondo le necessità del progetto. Ricollegandosi con la gestione della sicurezza, è importante che ogni riunione contenga gli aggiornamenti in termini di sicurezza (per esempio le statistiche degli incidenti, quasi incidenti ed osservazioni; variazioni ai rischi in sito) e termini con azioni specifiche e relativi responsabili. Talvolta si tende a controllare sulla base di macro-azioni, ma ai fini pratici, è molto più utile procedere con regolarità e piccoli passi per raggiungere gli obiettivi più alti.
Ogni tanto sembrerà di perdere tempo se c’è poco da dire, bene, vorrà dire che le attività vengono eseguite come previsto.
La riunione giornaliera operativa permette di coordinare in dettaglio tutti le funzioni del team di lavoro, fornitori, imprese esecutrici per quanto riguarda aspetti operativi ma soprattutto di sicurezza. La comunicazione e condivisione di informazioni è infatti il primo passo per la gestione della sicurezza.

In conclusione, il tema del decommissioning industriale si inserisce oggi all’interno di un più ampio dibattito sull’economia circolare e sul contrasto al consumo del suolo, che nel nostro Paese, così ad alta urbanizzazione e densità abitativa, hanno assunto una visibilità crescente negli ultimi anni. 
Un progetto di decommissioning, d’altronde, richiede grande professionalità per gestirne la complessità. Esso si compone di una serie di sotto-progetti, coinvolge numerose professionalità e portatori di interesse, richiede ingenti investimenti e comporta rischi importanti. La posta in gioco, dunque, è alta e il ruolo del Program/Project Manager è cruciale perché si tenga bene la rotta durante tutto il progetto, senza trascurare le istanze dei principali stakeholder aziendali, sociali e ambientali coinvolti.