L’Atto Organizzativo: adempimento preliminare per l’Amministrazione “BIM ready”

Per l’uso di metodi e strumenti BIM, la normativa pubblicistica impone alle Stazioni Appaltanti di adottare un Atto Organizzativo. È un atto preliminare, strategico, un programma di governo dei processi e dei procedimenti BIM.

La normativa che lo prevede è tuttavia molto sintetica. Abbiamo provato allora ad approfondire il tema, cercando di dare una veste concreta all’Atto Organizzativo in un’ottica di Legal BIM.

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L’Atto Organizzativo per le Stazioni Appaltanti è un provvedimento fondamentale. Senza di esso, non possono utilizzare metodi e strumenti BIM. Questo è innanzitutto un dato formale (introdotto come vedremo nel Decreto 560/2017) di cui dobbiamo prendere atto.

Vi sono però anche aspetti sostanziali ed operativi che non trovano una univoca risposta nel dettato normativo: esso - nel fissare l’obbligo - non specifica come arrivare alla stesura dell’Atto Organizzativo o, in dettaglio, quali aspetti disciplinare.

E da qui parte l’idea di questo articolo.

Cerchiamo di approfondire cos’è l’Atto Organizzativo, i processi preliminari alla sua redazione, i suoi contenuti, chi lo scrive.

Perché è necessario l’Atto Organizzativo BIM

Il Codice dei Contratti Pubblici

Le norme del Codice dei Contratti Pubblici, nel trapiantare la modellazione e gestione informativa nell’ordinamento italiano, non fanno riferimento all’Atto Organizzativo BIM.

Esse hanno difatti previsto che, per richiedere l’uso di metodi e strumenti BIM, le Stazioni Appaltanti debbano essere dotate di “personale adeguatamente formato” (Cfr. art. 23, c. 13, D.Lgs. 50/2016).

In tale contesto, l’attenzione del legislatore è focalizzata sull’obbligo formativo, quale appunto condizione imposta, da ottemperare da parte delle Pubbliche Amministrazioni.

Il Decreto BIM

Con il Decreto del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti n. 560/2017 - attuativo del citato art. 23, c. 13, del Codice dei Contratti - è stata disciplinata la progressiva introduzione dell'obbligatorietà dei metodi e strumenti BIM. Il provvedimento non si è limitato però alla mera indicazione delle tempistiche di adozione.

Difatti, esso ha definito, seppur per profili generali, le modalità d’implementazione della metodologia BIM nella Pubblica Amministrazione.

Per quanto qui ci interessa, il DM ha subordinato l’utilizzo del BIM da parte delle Stazioni Appaltanti all’adozione di tre adempimenti preliminari (cfr. art. 3 del DM):

a) il piano di formazione del personale, strumento attraverso cui è stata ribadita la centralità della formazione, da attuarsi in relazione al ruolo ricoperto da ciascun funzionario pubblico;

b) il piano di acquisizione o di manutenzione degli strumenti hardware e software di gestione digitale dei processi decisionali e informativi, adeguati alla natura dell’opera, alla fase di processo ed al tipo di procedura in cui sono adottati;

c) un atto organizzativo che “espliciti il processo di controllo e gestione, i gestori dei dati e la gestione dei conflitti”.

Un adempimento necessario e determinante

Ecco dunque qui la ragione normativa dell’adozione dell’Atto Organizzativo: è un adempimento preliminare e necessario imposto dall’art. 3 del DM.

La Pubblica Amministrazione, per poter adottare la nuova metodologia BIM deve - non solo porre le basi per una progressiva maturazione culturale e professionale del proprio personale e programmare consapevolmente la disponibilità della strumentazione hardware e software - ma anche provvedere alla riorganizzazione dei processi digitali e, per così dire, interiorizzarli nelle proprie strutture e nelle pratiche organizzative correnti.

L’Atto Organizzativo rappresenta, nell’intenzione ministeriale, “un elemento determinante in quanto assicura che i benefici che derivano dalla digitalizzazione, quale metodologia di pianificazione/programmazione, di monitoraggio e di controllo dei procedimenti, siano conseguiti interamente, ben oltre la mera richiesta, produzione e controllo dei modelli informativi” (cfr. “Relazione di accompagnamento alla consultazione pubblica per il decreto per la modellazione elettronica”).

Il Regolamento Appalti

Alla data di redazione del presente articolo, è in corso la procedura di definizione e approvazione del Regolamento d’esecuzione, attuazione e integrazione del Codice dei Contratti Pubblici (cd. Regolamento Appalti), che determinerà in larga parte il superamento del sistema di soft law che è stato alla base della originaria impostazione del Codice dei Contratti.

Ci soffermiamo quindi brevemente, per completezza di informazione, anche sui contenuti del testo provvisorio del Regolamento Appalti (il riferimento è alla bozza del 16 luglio 2020) per quanto riguarda l’Atto Organizzativo.  

Innanzitutto va detto che, con il Regolamento Appalti, la disciplina dell’Atto Organizzativo verrà tolta dal Decreto BIM (che sul punto verrà abrogato) e verrà inserita nel testo del medesimo Regolamento.

L’articolo 82, c. 2, della bozza di Regolamento conferma i tre adempimenti preliminari di dell’art. 3 del D.M. 560, di cui si è già trattato sopra: piano di formazione, piano software e hardware e atto organizzativo.

Tuttavia, mentre le disposizioni su primi due adempimenti (formazione ed strumenti hardware-software) restano inalterate rispetto al Decreto BIM, il Regolamento implementa le disposizioni relative all’atto organizzativo.

Se, come visto, nel DM esso aveva sinteticamente il compito di esplicitare “il processo di controllo e gestione, i gestori dei dati e la gestione dei conflitti”, il Regolamento precisa che il processo di controllo e gestione deve riguardare le “singole fasi della procedura”, rimarcando l’importanza del coordinamento necessario tra la gestione informativa e il progressivo svilupparsi per fasi del progetto e del relativo procedimento amministrativo.

Il Regolamento Appalti chiarisce inoltre che l’atto organizzativo è “composto da documenti che dettagliano i requisiti informativi della stazione appaltante o dell’amministrazione concedente. La conseguenza è quella di imporre normativamente alla stazione appaltante, sin dalla definizione delle sue linee organizzative, una consapevole e matura riflessione circa la sua digitalizzazione. In altre parole è già l’atto organizzativo - ancora prima del capitolato informativo di gara - a definire i “requisiti informativi” della pubblica amministrazione.  La conseguenza di questa impostazione è che, a sua volta, il capitolato informativo di gara dovrà indicare i requisiti informativi “in coerenza con l’atto organizzativo” (art. 82, c. 4).

Cos’è l’Atto Organizzativo

Un regolamento

L’Atto Organizzativo è fondamentalmente un atto di natura regolamentare: è un provvedimento amministrativo con una funzione normativa, ossia quella di stabilire, in via generale, le regole di organizzazione e funzionamento di una Pubblica Amministrazione nell’utilizzo dei metodi e strumenti elettronici specifici.

La natura regolamentare e generale dell’Atto Organizzativo era stata rappresentata anche da ANAC con il documento - finalizzato all’integrazione delle Linee guida n. 1 - “Uso di metodi e strumenti elettronici specifici quali quelli di modellazione per l’edilizia e le infrastrutture nelle procedure di affidamento dei servizi attinenti all’architettura e all’ingegneria. Equo compenso”.

Ancorchè detto documento non abbia completato il suo iter approvativo, risulta utile evidenziare come ANAC abbia specificato che l’Atto Organizzativo “potrebbe essere una parte di un regolamento inerente le modalità di utilizzo degli strumenti di modellazione, adottato dalla stazione appaltante”.

Un sistema di regole stabili

L’Atto Organizzativo introduce nell’ordinamento della Pubblica Amministrazione elementi di novità, regole nuove, che prima non c’erano.

Le regole nuove sono anche regole stabili, perché destinate per loro natura a mantenersi nel tempo e a non esaurirsi in occasione di un singolo evento o di un singolo procedimento amministrativo.

Si tratta di regole che, in linea di principio, valgono “sempre”: vuol dire che esse dovranno essere applicate dall’Amministrazione in tutti i procedimenti amministrativi che rientrano nell’ambito di applicazione dell’Atto Organizzativo, salve le possibilità di deroga eventualmente stabilite nell’Atto stesso.

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