Perché le implementazioni BIM falliscono. Vademecum per le aziende che intendono adottarlo

Premetto che tutto ciò che leggerete in questo articolo (sia positivo che negativo) fanno parte del mio bagaglio personale di esperienza e sono tratte da situazioni realmente vissute nelle implementazioni BIM alle quali ho personalmente partecipato negli ultimi 10 anni.

Cos’è il BIM
Del Building Information Modeling, in arte BIM, sono state date numerose descrizioni e quasi tutte giuste. Dal mondo accademico ci provengono definizioni di alto livello rivolte soprattutto alla gestione delle informazioni, dei processi e dell’ambito di utilizzo. Il mercato della progettazione ne definisce utilizzi legati in molti casi alla tecnologia, modellazione ed agli standard che vengono imposti. Il mercato delle costruzioni invece lo definisce come una gestione delle informazioni di costruzione, di gestione temporale e dei costi, molto spesso inserendo il BIM in sovrapposizione con il PM. In ultimo la categoria della committenza, real estate e “owner” che lo utilizzano come strumento di mitigazione del rischio, gestione delle informazioni sul ciclo di vita dell’opera, facility management. Personalmente non ho una definizione che in poche righe possa spiegare il BIM, probabilmente perché oggi non si ha una reale percezione di cosa ancora possa essere incluso nei processi BIM. Di una cosa però siamo certi, chi trae il massimo vantaggio dal BIM è soprattutto l’ultima categoria citata precedentemente, gli “Owner”. Quando il BIM viene presentato, spesso vengono mostrati dei cerchi dove tutti i diversi attori coinvolti in un progetto danno lo stesso apporto e ricevono gli stessi vantaggi, niente di più inesatto, la fetta maggiore di quel cerchio è a favore di imprese di costruzione e owner. Comunque per tentare una definizione si potrebbe dire che il BIM è quel processo che, in tutte le fasi di ideazione, creazione e gestione di un’opera, permette di consolidare e gestire la complessità delle informazioni per garantire continuità ed evitare perdita di consistenza nel processo costruttivo.

Scelta non legata al business
Qualunque sia la definizione corretta data a questo processo si può affermare però che per le aziende che lo stanno considerando è una vera e propria scelta di business. Non si può affrontare il BIM come se fosse l’acquisizione di un nuovo software o di un nuovo progetto pilota, bisogna che questa scelta coinvolga direttamente il top management dell’azienda, perché si tratta di rivoluzionare il modus operandi dell’azienda, non facilmente attuabile. Le risposte che spesso vengono date sull’adozione del BIM sono le più molteplici: “lo faremo quando i clienti ce lo chiederanno”, “lo stiamo già facendo nei ritagli di tempo”, “aspettiamo di vincere la prima gara”, “abbiamo dato questo incarico all’esterno”, “non ne abbiamo bisogno” e cosi via. Questo non è BIM, le aziende per trarne vantaggio devono eseguire una profonda rivoluzione nel loro modo di prendere le commesse, di gestire le persone e di lavorare in modalità differente. Utilizzando uno degli approcci sopra descritti si rischia di pagare un costo salatissimo per non aver fatto le cose con le dovute tempistiche oppure utilizzando consulenti esterni si lascia questo prezioso know-how all’esterno dell’azienda. Se dietro alla scelta di muoversi verso il BIM non c’è una forte motivazione economica allora il BIM non verrà implementato correttamente.

Mancanza di analisi e strategia adeguate
Dietro ad ogni implementazione ci deve essere una corretta analisi ed una adeguata strategia. L’analisi è quella fase che mette a nudo tutti i problemi delle aziende in modo impietoso, se l’analisi viene sacrificata per il suo costo e perché ritenuta ininfluente i costi di implementazione saliranno in seguito, se l’analisi viene effettuata internamente non avrà la stessa efficacia che se viene svolta da Analisti appositi. Con un’appropriata analisi si deve poi organizzare la migliore strategia, che si tradurrà in tutte le attività che verranno svolte durante la fase di implementazione. La strategia si basa sulla modalità lavorativa attuale, sulle desiderata dell’azienda e sui requisiti che provengono dall’analisi stessa.

Concetto di innovazione
L'innovazione è l'implementazione di un prodotto nuovo o significativamente migliorato (sia esso un bene o un servizio), o di un processo, un nuovo metodo di marketing o un nuovo metodo organizzativo in ambito di business, luogo di lavoro o relazioni esterne. Questa dicitura presa da Wikipedia ci spiega al meglio il significato di questa parola troppo spesso utilizzata per mascherare sistemi vecchi venduti come nuovi. L’innovazione, dal mio punto di vista poggia su tre pilastri fondamentali, la Tecnologia, i Processi e soprattutto le Persone. Vedremo brevemente cosa accade quando queste tre componenti essenziali non sono miscelate correttamente nella strategia e quale effetto possono provocare a cascata.

Tecnologia
La tecnologia, specialmente negli ultimi anni, ha fatto passi da gigante. Oggi ci riescono facili analisi di vario genere che fino a 5 anni fa non pensavamo possibili, e queste tecnologie spuntano fuori ogni giorno. Sicuramente la tecnologia è importante, ma nelle implementazioni BIM è quasi sempre stata colpevole dei fallimenti delle stesse. Basare una strategia BIM sui software (intesi in generale come tecnologia) non ha mai portato a risultati brillanti. Si possono avere sicuramente vantaggi a conoscere al meglio le tecnologie, ma non portano sempre i risultati sperati. Oggi si sente parlare di software BIM, tecnologia BIM e similari; niente di più fuorviante. Si tratta di messaggi di comunicazione e marketing che spostano il problema e la sua soluzione nell’acquisizione di questo o quello strumento. In molti casi la tecnologia viene vista come il costo più importante da effettuare per l’implementazione del BIM in azienda. Anche qui ci troviamo di fronte ad un falso mito. Nella mia esperienza il costo della tecnologia nelle implementazioni equivale al 30% del costo totale.

Processi
Il processo, questo sconosciuto. Molto spesso durante la fase di analisi mi sono trovato in situazioni in cui i processi non esistevano e ogni attività era gestita in modi diversi e non sempre illuminati. Al contrario ho avuto modo di collaborare con aziende che stilavano procedure di qualsiasi genere per qualsiasi attività o progetto. È di fondamentale importanza capire quali processi debbano intervenire all’interno dell’azienda per facilitare la creazione, gestione, fruizione, comunicazione delle informazioni. Per fare un esempio pratico, la maggior parte delle aziende che lavora nel mondo dell’edilizia non utilizza (e se lo fa, non riesce ad imporli) standard di progetto e di processo. Il BIM si appoggia sui processi, sugli standard, sulle procedure cercando di ingegnerizzare tutta l’opera, dal concept alla realizzazione e durante il ciclo di vita.

Persone
Le persone costituiscono lo scoglio maggiore per una corretta implementazione del BIM nelle aziende, soprattutto per l’ovvia resistenza al cambiamento che è in ciascuno di noi. Potremmo avere ottimi processi e strategie con valide tecnologie, ma senza l’apporto e la facilitazione delle persone il tutto verrà rallentato o peggio ancora fermato. Molto spesso il top management era convinto della scelta del BIM, ma hanno dovuto affrontare la sfida del cambiamento interno, in alcune situazioni si preferisce tenere le persone ai loro ruoli e prendere gente nuova per farli partire con il BIM. Questo accade sostanzialmente perché lo sforzo per modificare e riorganizzare le aziende in maniera verticale (come prevede il BIM) ha un costo insormontabile. Una carenza di leadership interna significa che l’implementazione BIM non avrà una buona sorte. Se il Top Management non interverrà nella riorganizzazione e nel dare effettivo mandato BIM, tramite le risorse umane, i problemi verranno man mano fuori. Mi sono trovato spesso in situazioni dove il Management aveva iniziato l’implementazione senza dare visibilità a cosa stava accadendo e riorganizzando il personale di conseguenza, questa mancanza di chiarezza ha creato molti problemi e rallentato le attività. In altre situazioni invece il Management voleva che il personale fosse utilizzabile in commesse diverse in base all’urgenza della situazione, potendo contare su competenze orizzontali; in questo caso l’implementazione BIM non è nemmeno partita perché il cliente non ha accettato queste richieste di verticalizzazione. In sostanza il capitolo più spinoso riguarda il materiale umano con il quale deve essere fatta da subito chiarezza di ruoli, strategia e attività. Almeno il 50% del costo di una implementazione, ed un fattore di rischio fallimento di almeno il 70%, appartengono alla gestione del team di lavoro.

Aspettative concrete e chimere
Le aspettative sul BIM sono tante, variegate e quasi sempre falsate. Il marketing ha creato molte aspettative mentre le esperienze dei clienti hanno sviluppato dei falsi miti. Creare, tramite analisi e strategia adeguate, delle aspettative concrete e raggiungibili, rappresenta forse l’ultima pietra miliare prima di iniziare il lavoro di implementazione. Per esempio le tempistiche per l’adozione rappresentano una delle aspettative molto spesso disattese. In fase di vendita tutti promettono 3 mesi e poi la messa in produzione. Niente di più falso, chiaramente se ci sono obiettivi stringenti per dei progetti a scadenza si può in qualche modo velocizzare (solitamente utilizzando un maggior numero di personale esterno), ma l’adozione ed il passaggio in produzione di un ambiente BIM necessita di almeno 9-12 mesi per essere in produzione. Si preferisce sempre essere larghi nelle aspettative, e magari finire in anticipo, piuttosto che dare speranze e tempi non coerenti al cliente. Altri tipi di aspettative sono legati al modus operandi dei progettisti, degli esterni, delle imprese, insomma delle filiere. Imporre degli standard operativi ad una filiera può creare grandi problemi, da molti punti di vista, economico in primis. Un altro aspetto da mettere in risalto riguarda l’unità di misura utilizzata oggi dalla maggior parte dei progettisti italiani, ma anche esteri. La tavola stampata è l’unica unità di misura con il quale viene quotato e venduto un progetto. Questo sistema poteva avere una certa validità lavorando con sistemi CAD 2D. Ho partecipato a progetti nel quale a 10 giorni dalla consegna non si era prodotta nessuna tavola, che invece sono arrivate copiose nelle ultime ore prima della consegna. Nella maggior parte dei casi l’utilizzo del BIM riesce a spostare i processi decisionali sui progetti anche molto in ritardo rispetto al metodo tradizionale, creando un vantaggio importante per chi ne fa uso. Calcolare il costo di un progetto BIM per il numero di tavole prodotte è sbagliato, chi adotterà il BIM dovrà utilizzare altre metriche.

Quante funzioni aziendali sono interessate dal BIM
Le funzioni aziendali che sono interessate dal fenomeno BIM sono praticamente tutte, dal Business Development che deve saper vendere questo valore aggiunto ai clienti, al Marketing, Risorse Umane, Dirigenza, Ufficio Legale fino agli Uffici Tecnici di tutte le discipline, non ultima la parte ICT. Se il BIM non viene comunicato correttamente all’interno ed all’esterno dell’azienda sarà un valore nullo e poco vendibile, al contrario se fatto e comunicato bene garantisce ottima qualità del lavoro ed un legame molto più forte con i committenti per lavori futuri.

Conclusioni
In conclusione si può affermare che il BIM è un processo che tende a mettere in evidenza e moltiplicare le positività presenti nell’azienda, ed al contrario ne evidenzia in modo impietoso anche le carenze. Sottovalutare le conseguenze della sua implementazione o tentare di fare in proprio può diventare realmente un problema. Ritengo il BIM un passaggio obbligatorio per tutte le aziende del comparto, chi inizierà prima avrà un costo maggiore ma migliori possibilità di business; al contrario chi aspetterà troppo tempo non ne riceverà un vantaggio tangibile ma solo costi. Di sicuro le aziende che oggi lavorano all’estero, soprattutto nei mercati emergenti, hanno già iniziato ad utilizzare metodologia BIM, anche se non c’è molta comunicazione a riguardo, probabilmente le aziende non vogliono far sapere in giro di questo vantaggio competitivo che stanno utilizzando con successo.

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Bibliografia
http://www.aecbytes.com/viewpoint/2012/issue_65.html