Sorveglianza, valutazione e verifica in maniera continuativa del controllo della produzione in fabbrica

La durata e la frequenza dell'audit

Questa è la base su cui poggia la decisione in materia di rilascio, limitazione, sospensione o ritiro dei certificati rilasciati dagli organismi notificati secondo il Regolamento Delegato (UE) N. 568/2014 della Commissione del 18 febbraio 2014.

Il Regolamento Delegato citato sostituisce il testo di cui all'allegato V del regolamento (UE) n. 305/2011, e la sua applicazione ha fatto emergere alcuni elementi critici circa le diverse modalità operative degli organismi notificati e come dare significato al termine ‘continuativa’ riportato nel testo.

L’obiettivo della verifica è indicato nel Regolamento delegato e nel capitolo relativo alla valutazione della conformità inserito nella norma armonizzata di riferimento.

La durata della visita non è indicata nella norma armonizzata, e l’articolo 52 del Regolamento Europeo 305/11 recita che questa deve essere definita “… tenendo debitamente conto delle dimensioni dell'impresa, del settore in cui l'impresa opera, della sua struttura, del grado di complessità della tecnologia del prodotto in questione e della natura seriale o di massa del processo di produzione.”

Oltre agli elementi riportati nell’articolo 52, una variazione della durata della visita può anche manifestarsi per la presenza o meno di altre certificazioni rilasciate alla singola azienda, quale la certificazione del sistema di gestione della qualità secondo la norma ISO 9001. La variabilità degli elementi riportati può avere un effetto considerevole sulla durata della visita, che può variare da mezza giornata ad alcune giornate.

La frequenza della visita è un ulteriore elemento variabile, sia per il fatto che le norme riportano intervalli diversi che per il fatto che alcune norme non danno alcuna indicazione, lasciando gli organismi a decidere su questo argomento.

Se una norma armonizzata non specifica le frequenze di audit, gli organismi possono elaborare una guida su tale argomento, considerando “una all’anno” come la frequenza di riferimento a meno che particolari circostanze legate ai prodotti e al settore a cui la norma armonizzata si applica richiedano una frequenza più alta.
Nel caso in cui la norma armonizzata riporti le frequenze di audit, potrebbe verificarsi un caso diverso.

Qualora, ad esempio, una norma armonizzata indichi frequenze di sorveglianza significativamente più alte o più basse di quelle indicate da altre norme armonizzate simili o se la frequenza di audit indicata sia minore di una all’anno, gli organismi potrebbero proporre una frequenza diversa da quella riportata sulla norma.

Questa possibilità si apre qualora sia redatta una specifica guida dal gruppo di coordinamento degli organismi notificati, previsto dall’art. 55 del Reg. 305/2011, che in generale permetta variazioni dalle frequenze indicate dalla norma armonizzata, e che ne sia informata la Commissione Tecnica responsabile della norma armonizzata.

Questi strumenti a disposizione degli organismi permettono di migliorare l’efficacia del loro operato, e contribuisce a tradurre in pratica l’aspetto ‘continuativo’ della sorveglianza del controllo di produzione in fabbrica. La loro applicazione può portare a differenti costi e tempi di certificazione, ma fermarsi a questo aspetto nel giudicare la credibilità del sistema certificativo può risultare riduttivo.