Global Compliance Management System©: perchè è così importante la gestione della conformità alle regole

Le recenti vicende che hanno interessato il Gruppo VolksWagen sono l’ultima rappresentazione concreta di come la questione della conformità alle regole, nota come Compliance, sia oggi un aspetto organizzativo ineludibile nell’ambito della gestione di una qualsiasi organizzazione. Questo e numerosi altri significativi esempi hanno mostrano come il rispetto dei requisiti di conformità venga troppo spesso sottovalutato o non correttamente governato da molte organizzazioni.
Il tema sul quale si vuole stimolare la riflessione è quindi proprio quello relativo alla gestione della conformità alle regole, della loro varietà e complessità e dell’importanza della loro corretta gestione da parte delle organizzazioni, siano esse private, pubbliche, profit o no profit, di qualsiasi dimensione, Paese e settore.
 
Se si parte dalla definizione di “regola”, il dizionario Sabini Colletti la definisce come "modalità convenzionalmente stabilita secondo la quale si svolge un'attività", mentre Wikipedia riporta che “con il termine regola, si intende una norma prestabilita, per lo più codificata e coordinata con altre in un sistema organico”, precisando poi meglio il concetto e chiarendo che essa è “la norma che un gruppo sociale (nel nostro caso un’organizzazione) si dà per assicurare la sopravvivenza del gruppo (dell’organizzazione) e per perseguire i fini che lo stesso ritiene preminenti“.
Partendo da queste considerazioni, il presente articolo fornisce alcune riflessioni su temi relativi alla conformità alle regole, cercando di individuare elementi che consentano di renderne più efficace il loro raggiungimento. Sei argomentazioni vengono proposte al fine di concentrare l’attenzione sull’approccio del management system, come sei diapositive proiettate con un sintetico commento.
 
La prima diapositiva proiettata introduce alla riflessione e recita:
- Qualsiasi organizzazione nello svolgimento del proprio oggetto sociale, qualunque esso sia,  sviluppa le proprie strategie e i propri obiettivi e gestisce le proprie attività e i propri  processi all’interno di un sistema di regole molto articolato, vario e complesso -.
È un sistema al quale l’organizzazione non si può sottrarre è che possiamo definire come entropico; è un vero è proprio Compliance World, composto da regole obbligatorie (Compliance Mandatory World) e da regole volontarie (Compliance Voluntary World).
La diapositiva seguente riporta questa affermazione:
- Le regole sono così quantitativamente e qualitativamente numerose e pervasive per l’organizzazione che la loro corretta e coerente gestione è da ritenersi un fattore chiave di sopravvivenza e diventa quindi un fattore competitivo ineludibile -.
Il problema organizzativo che ne deriva è che troppo spesso la logica di gestione delle regole da parte delle organizzazioni è vista come un mero vincolo rispetto al loro ideale e libero funzionamento, che si traduce in comportamenti quasi sempre reattivi e specializzati e non proattivi e sistemici. Comportamenti che da un punto di vista organizzativo tendono ad approcciare la gestione delle regole attraverso sistemi troppo semplici rispetto alla grande variabilità, interconnessione e complessità delle regole stesse; tutto ciò in barba alla Teoria di Ashby, secondo la quale per gestire un fenomeno complesso si deve adottare un sistema che abbia un livello di complessità almeno pari o superiore a quello del fenomeno che si intende affrontare.
Questo aspetto si traduce quasi sempre in una non efficace ed efficiente gestione delle regole stesse, derivante dal fatto che raramente le organizzazioni sono dotate di un Compliance Management System, inteso come sistema organico e strutturato per la gestione delle regole.
La centralità che si dovrebbe attribuire alla Compliance delle regole è stata recentemente fatta propria anche dall’ISO – International Standard Organization – tramite la pubblicazione, nel dicembre 2014, dello standard ISO 19600:2014 – Compliance Management System – Guidelines – che fornisce i concetti fondamentali sulle modalità di corretto approccio ad un sistema di gestione riguardante il rispetto delle regole. 

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