Document Management: che cosa è, a che cosa serve

Gestione dei Documenti: Cosa Devi Sapere

La gestione dei documenti, spesso definita come Sistemi di Gestione dei Documenti, in inglese Document Management (DMS), riguarda l'uso di un sistema informatico e software per conservare, gestire e tracciare documenti elettronici e immagini elettroniche di informazioni basate su carta catturate attraverso uno scanner.

Esso è essenziale per organizzazioni di tutte le dimensioni per conservare, gestire e tracciare i propri documenti elettronici.

Che cos'è un Sistema di Gestione dei Documenti (DMS)?

Un DMS è generalmente un sistema computerizzato utilizzato per conservare, condividere, tracciare e gestire file o documenti.

Molti sistemi includono una funzionalità di tracciamento della storia, dove viene registrato un log delle varie versioni create e modificate dai vari utenti.

Questo termine ha delle somiglianze con il concetto di sistemi di gestione dei contenuti e spesso viene visto come un componente dei sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM), correlato alla gestione degli asset digitali, imaging di documenti, sistemi di flusso di lavoro e sistemi di gestione dei registri.

Secondo la norma ISO 12651-2, un documento è “informazione registrata o oggetto che può essere trattato come una unità”.

Questo può sembrare complicato, ma è semplicemente ciò che hai utilizzato per creare, distribuire e utilizzare per anni.

Ora possiamo definire la gestione documentale come il software che controlla e organizza documenti in un’organizzazione. Integra cattura di documenti e contenuti, flusso di lavoro, repository di documenti, sistemi COLD/ERM e di recupero delle informazioni e i processi utilizzati per tracciare, conservare e controllare i documenti.

La gestione documentale è stata una delle tecnologie precursori alla gestione dei contenuti.

Fornisce alcune delle funzionalità più fondamentali alla gestione dei contenuti, imponendo controlli e capacità di gestione su documenti altrimenti “semplici”. Alcune delle caratteristiche chiave della gestione documentale includono:

• Check-in/check-out e blocco, per coordinare la modifica simultanea di un documento.
• Controllo delle versioni, per monitorare come si è giunti al documento attuale e come differisce dalle versioni precedenti.
• Roll-back, per “riattivare” una versione precedente in caso di errore.
• Cronologia delle modifiche, per permettere la ricostruzione di chi ha fatto cosa a un documento nel corso della sua vita nel sistema.
• Annotazioni e timbri.

La gestione documentale oggi varia in dimensione e portata da piccoli sistemi autonomi a configurazioni aziendali di vasta portata che servono un pubblico globale. Molti sistemi di gestione documentale offrono un mezzo per incorporare elettronicamente pratiche standard di archiviazione fisica di documenti, includendo localizzazione di archiviazione, controllo dell’accesso e sicurezza, tracciamento delle versioni, cronologie di controllo, e funzioni di check-in/check-out.

Componenti Chiave di un DMS

Un sistema di gestione dei documenti deve avere delle componenti chiavi per assicurare un efficace funzione. Abbiamo provato a sintetizzarle.

Metadati

Informazioni conservate per ogni documento, come la data di archiviazione e l'identità dell'utente che lo conserva. Può anche estrarre metadati automaticamente o richiedere all'utente di aggiungere metadati.

Integrazione

Molte soluzioni DMS offrono funzionalità direttamente ad altre applicazioni, permettendo agli utenti di recuperare, modificare e salvare documenti senza uscire dall'applicazione.

Cattura

Riguarda l'accettazione e l'elaborazione di immagini di documenti cartacei. Software come OCR (Optical Character Recognition) e OMR (Optical Mark Recognition) sono spesso utilizzati.

Indicizzazione

Permette di tracciare documenti elettronici, offrendo una classificazione tramite i metadati del documento o attraverso indici di parole estratti dai contenuti del documento.

Memorizzazione e Recupero

Gestisce dove vengono conservati i documenti, per quanto tempo, e come vengono recuperati.

Sicurezza

La sicurezza del documento è fondamentale. Le soluzioni DMS possono avere un modulo di gestione dei diritti che consente di dare accesso ai documenti in base al tipo solo a determinate persone o gruppi di persone.

Flusso di lavoro

Un processo complesso che può essere manuale o basato su regole, e può variare in base all'ambiente in cui il DMS è applicato.

Collaborazione

Permette a più utenti di visualizzare e modificare documenti contemporaneamente, registrando le varie modifiche di ogni utente.

Versioning

Processo per il quale i documenti vengono registrati nel DMS, consentendo agli utenti di recuperare versioni precedenti o di continuare a lavorare da un punto selezionato.

Ricerca

Trova documenti e cartelle utilizzando attributi di modello o ricerca di testo completo.

Conclusioni

In conclusione, un sistema di gestione documentale efficiente è essenziale per le aziende moderne, offrendo un metodo strutturato per conservare, tracciare e recuperare informazioni.

Permette alle aziende di lavorare in modo più efficiente, collaborativo e sicuro, garantendo che le informazioni siano sempre accessibili, ma protette. Con l'evoluzione della tecnologia e l'incremento esponenziale dei dati, la gestione dei documenti diventa sempre più cruciale per il successo operativo.