PEC inattiva o non valida? Attenzione rischio sospensione per i professionisti

PEC: cos’è, come funziona e perché è obbligatoria per i professionisti

La PEC, posta elettronica certificata, è un sistema di posta elettronica per l’invio e la ricezione di comunicazioni ufficiali generalmente tra professionisti e pubblica amministrazione (PA).

Perché è importante la PEC?

Tale casella di posta, a differenza di quella ordinaria (PEO), assume una certa rilevanza giuridica in quanto garantisce:

• certezza dell'autore;
• certezza della trasmissione;
• certezza della consegna al destinatario;
• tracciabilità e la non modificabilità del contenuto inviato.

L’invio e la ricezione certa rappresentano dei momenti fondamentali nella trasmissione dei documenti informatici, in quanto significa avere una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuto invio del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata.
Infatti la PEC sostituisce proprio una sorta di raccomandata A/R nei rapporti con la Pubblica Amministrazione di imprese e professionisti, garantendo la validità giuridica dell’atto.

Per i professionisti iscritti ad albi (come avvocati, ingegneri, commercialisti, architetti, ecc.) essa è certamente essenziale, infatti a livello giuridico vi è l’obbligo di avere un domicilio digitale (cioè una PEC) come sancito:

• dall’art. 16, comma 7, del D.L. 185/2008, convertito in L. 2/2009, secondo il quale “le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio domicilio digitale di cui all'articolo 1, comma 1, lettera n-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunicano al registro delle imprese il proprio domicilio digitale se non hanno già provveduto a tale adempimento. L'iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall'imposta di bollo e dai diritti di segreteria.”;
• dall’art. 37 del D.L. 76/2020 (decreto semplificazioni) dove viene rimarcato che “(…) il professionista che non comunica il proprio domicilio digitale all'albo o elenco di cui al comma 7 è obbligatoriamente soggetto a diffida ad adempiere, entro trenta giorni, da parte del Collegio o Ordine di appartenenza. In caso di mancata ottemperanza alla diffida, il Collegio o Ordine di appartenenza della sospensione dal relativo albo o elenco fino alla comunicazione dello stesso domicilio.”

A tal proposito il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC), con la nota n. 9093/2025 ribadisce e chiarisce quali siano le conseguenze in caso di assenza, di errata gestione o inattività della casella PEC da parte dei professionisti iscritti all’Albo.

Domicilio digitale e PEC: come evitare la sospensione dall’Albo professionale

Ogni professionista in base all’articolo 16, comma 6, del D.L. 185/2008, poi convertito nella L. 2/2009, e successivamente rafforzato dal decreto “Semplificazioni” (D.L. 76/2020) ha l’obbligo di munirsi di un indirizzo di domicilio digitale per poter esercitare.

Proprio il decreto Semplificazioni ha previsto che gli iscritti agli albi professionali che non comunichino il proprio domicilio digitale siano diffidati ad adempiere entro 30 giorni e, in caso di ulteriore inadempienza andranno in contro anche alla sospensione dall’Albo fino all’avvenuta comunicazione dell’indirizzo.
Secondo il Ministero della Giustizia, tale sanzione ha natura amministrativa e non disciplinare, ed è dunque disposta direttamente dal Consiglio dell’Ordine, non dal Consiglio di Disciplina.

Il CNDCEC precisa che “È di tutta evidenza che la ratio dell’obbligo, finalizzato a garantire l’efficienza, la trasparenza e la certezza giuridica delle comunicazioni mediante l’utilizzo di canali che garantiscano l’immediata disponibilità, tracciabilità e valore legale delle stesse, richiede che la PEC - oltre che ad essere, naturalmente, univocamente riferita all’iscritto - sia attiva, valida e idonea a ricevere comunicazioni.
Ne consegue che la presenza di un indirizzo comunicato che risulti “inattivo” (perché la casella PEC è scaduta o è stata disattivata oppure non è mai stata attivata dopo la registrazione) o “non valido” (perché l’indirizzo PEC indicato non è corretto o non è riconosciuto come casella PEC attiva) possa essere equiparata, sul piano degli effetti giuridici, alla mancata comunicazione del domicilio stesso in quanto non viene consentita la funzione propria del domicilio digitale (vale a dire ricevere comunicazioni con efficacia legale). Ugualmente per quanto riguarda la casella di posta “satura”, in quanto inidonea a ricevere messaggi.
In tutti questi casi (casella “inattiva”, “non valida”, “satura”) il Consiglio dell’Ordine, ai sensi dell’art. 37, comma 7-bis del D.L. 76/2020, procederà a diffidare l’iscritto a fornire, entro 30 gg dal ricevimento della diffida, un proprio domicilio digitale valido e funzionante, ovvero a svuotare la casella che risulti “satura” per consentire la ricezione dei messaggi, informando che - in caso di mancato adempimento nei termini indicati - il Consiglio dell’Ordine provvederà, senza ulteriore preavviso, alla sospensione dell’iscritto fino all’adempimento di quanto richiesto.”
L’attivazione, la validità e la funzionalità del domicilio digitale PEC è essenziale in quanto la sua funzione è quella di garantire la certezza giuridica e la tracciabilità delle comunicazioni. Ne consegue che, qualora una casella PEC risulti inattiva, non valida o satura, la casistica sarebbe da considerare equiparabile alla mancata comunicazione del domicilio digitale.

Ciò comporta che il Consiglio dell’Ordine deve diffidare l’iscritto a regolarizzare la propria posizione entro 30 giorni, fornendo un domicilio digitale valido o liberando lo spazio necessario nella casella PEC. Inoltre in caso di mancato adempimento, il Consiglio potrà procedere anche alla sospensione dell’iscritto senza ulteriore preavviso, fino a quando l’obbligo non sarà assolto.

Infine viene anche chiarito dal CNDCEC che eventuali provvedimenti disciplinari debbano essere “(…) notificati entro 30 giorni dalla pubblicazione a mezzo PEC o lettera raccomandata con avviso di ricevimento o mediante ufficiale giudiziario(,) per cui in caso di impossibilità di utilizzo della PEC/domicilio digitale il Consiglio di Disciplina dovrà procedere a notifica nei termini previsti secondo una delle altre modalità indicate (...).”
Per gli eventuali provvedimenti disciplinari non si avrà quindi margine di scampo in quanto, qualora la PEC risulti inutilizzabile, il Consiglio di Disciplina dovrà ricorrere alle altre modalità di notifica previste dai vari regolamenti degli ordini professionali.

In definitiva, le conseguenze di una mancata attivazione o di una gestione non diligente della PEC ha una serie di ripercussioni sul professionista, tali da comportare eventualmente anche la sospensione dall’Albo di appartenenza.

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