Il facility management: cos’è, a cosa serve, normativa di riferimento

Il facility management è una disciplina strategica per la gestione delle aziende pubbliche e private, poiché racchiude i servizi all’edificio, allo spazio e alla persona. Approfondiamo la sua declinazione operativa, i suoi impatti sul business e il contesto normativo di riferimento.

Tra le varie discipline del management ne troviamo una che è strategica per le aziende pubbliche e private, anche se non è afferente al loro core business: parliamo della gestione delle facilities aziendali, finalizzata ad assicurare la vivibilità degli ambienti e la continuità e flessibilità del business. 

Negli anni mi sono accorta quanto sia difficile dare una definizione univoca della gestione delle facilities, perché comprende tutto quello che ruota attorno al core business e può variare da azienda ad azienda. Però ci proviamo.

Cos’è il facility management 

Dopo vent’anni di lavoro in questo settore, posso dire che il facility management è l’insieme di tutti i servizi che impattano su persone, processi e infrastrutture aziendali, supportando la continuità e qualità del core business “da dietro le quinte”. È quindi un abilitatore imprescindibile per il core business aziendale.

La definizione di Facility Management

Volendo dare una definizione più articolata, possiamo affermare che il facility management è l’insieme di tutti i servizi orientati all’edificio, alla persona e allo spazio che permettono alle attività pubbliche e private di svolgere il proprio core business in un ambiente confortevole e ben attrezzato, assicurando la continuità dei processi produttivi e la compliance normativa in materia di sicurezza e ambiente, mantenendo un occhio vigile sui consumi. Questi servizi possono essere erogati da personale interno all’organizzazione, da fornitori esterni o in modo ibrido, usando l’apporto di entrambi. 

Cosa sono le Facilities 

Per Facilities si intendono quindi le infrastrutture e i servizi a supporto dei processi del core business aziendale: risulta quindi chiaro che l'obiettivo primario del facility management è una sorta di supporto “dietro le quinte” al core business.

Nonostante questa disciplina non sia direttamente correlata al business, risulta altamente pervasiva in azienda e spesso non ci rendiamo palesemente conto della sua esistenza e del suo costante funzionamento, se non quando il servizio o l’infrastruttura non sono in linea con la performance attesa.

Questo è il destino del servizio: lo diamo per scontato quando funziona bene e ne focalizziamo l’esistenza solo quando non va come vorremmo.

Normativa di riferimento sul facility management 

Il facility è una branca del management relativamente giovane, che ha visto il suo sviluppo negli anni Settanta del secolo scorso. Ancor più giovane è la sua normazione, di cui riportiamo alcune delle norme salienti:

• UNI 11136:2004 “Global service per la manutenzione dei patrimoni immobiliari – Linee guida”
• UNI 11447:2012 “Servizi di facility management urbano – Linee guida per l’impostazione e la programmazione degli appalti” 
• UNI EN ISO 41011:2018 “Facility management - Vocabolario”
• UNI EN ISO 41012:2018 “Facility management - Guida sull'approvvigionamento strategico e l'elaborazione degli accordi
• UNI EN ISO 41014:2020 “Facility management - Sviluppo della strategia per il facility management”
• CEN ISO/TR 41013:2021 “Facility management - Scope, key concepts and benefits”

È all’interno della ISO 41011:2017 che emerge per la prima volta chiaramente espresso il fine prioritario dell’attività del Facility Management: “migliorare la qualità della vita delle persone e la produttività del core business aziendale”.

Come si può vedere, questo settore è molto “giovane” dal punto di vista normativo e sicuramente mancano normative incentrate sulla trasformazione digitale che lo sta attraversando. Inoltre, mentre abbiamo un’ampia scelta di norme in ambito manutentivo e costruttivo per infrastrutture sia pubbliche che private, notiamo un’ampia carenza normativa per il mondo servizi alla persona, ambito che è sempre stato lasciato alla “sensibilità” degli esecutori piuttosto che ad una attenzione normativa.

Foto di Wilfried Pohnke da Pixabay

Gli ambiti di azione del facility management 

L’ammontare dei servizi e delle infrastrutture gestite a supporto del business è così variegato da renderne difficile una catalogazione netta e omnicomprensiva. Per questo decliniamo il facility management in tre macro-famiglie di servizi

• i servizi all’edificio: hanno ad oggetto il mantenimento dell’immobile e di tutti i suoi impianti e strutture ed assicurano all’azienda continuità di funzionamento delle facilities nel rispetto delle normative in materia di igiene degli ambienti di lavoro, sicurezza e uso razionale dell’energia
• i servizi allo spazio: hanno ad oggetto gli spazi di lavoro e facilitano la creazione del valore, comunicazione, socializzazione e circolazione della conoscenza.
• i servizi alle persone: hanno ad oggetto i cosiddetti “soft services” (ristorazione, gestione documentale, reception, igiene ambientale, fringe benefits, etc…) e impattano su produttività, benessere e fidelizzazione di chi lavora per l’azienda.

A cosa serve il facility management in azienda 

Il facility management è una componente strategica per la gestione delle aziende pubbliche e private, poiché impatta su varie aree del business in termini di:

• gestione economica: la gestione delle facilities, costituisce in media la seconda o terza voce di spesa delle organizzazioni
• produttività: il corretto funzionamento e la puntuale manutenzione dei beni influenzano i costi globali e l’uptime di produzione
• comfort e attrattività: un luogo in cui si sta bene fidelizza le persone ed esprime i valori aziendali attraendo e trattenendo i talenti 
• conformità normativa: una corretta gestione delle facilities nel rispetto degli obblighi normativi tutela la salute degli occupanti e protegge i proprietari da rischi civili e penali 
• impatto ambientale e sostenibilità: la gestione delle facilities deve essere svolta nella tutela dell’ambiente sia interno (salubrità e vivibilità) che esterno (footprint).

Speciale Facility Management

Il presente articolo fa parte di una serie di contributi a firma di Elisabetta Bracci (esperta di smart service & smart building), sul tema del Facility Management , cioè dei servizi all’edificio, allo spazio ed alle persone a support del core business di aziende pubbliche e private, con focus su applicazioni operative, normative e prestazionali: Ecco ttuti gli articoli dello speciale:

• Il facility management: cos’è, a cosa serve, normativa di riferimento
• Come valutare la qualità di un servizio di facility management
• I costi della mancata gestione immobiliare
• Facility Management: che cosa sono gli Hard Services e come si gestiscono
• Facility Management: che cosa sono i Soft Services e come si gestiscono