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I costi della mancata gestione immobiliare

Una gestione del patrimonio immobiliare superficiale, o semplicemente troppo orientata al risparmio, può causare gravi problematiche a medio-lungo termine, arrivando a generare rischi di esposizione legale e reputazionale. Approfondiamo le problematiche che si possono generare e vediamo come evitarle tramite il coinvolgimento degli stakeholder e l’impostazione di sistemi di gestione dedicati.


La gestione e il mantenimento di patrimoni immobiliari pubblici e privati, siano essi di piccole, medie o ampie dimensioni, comporta costi costanti e prolungati nel tempo di natura ordinaria e straordinaria. Basti pensare ai costi per la messa a norma di sicurezza dei beni o per fronteggiare l’obsolescenza impiantistica. O ancor di più ai costi di mantenimento del patrimonio storico-artistico.

Solitamente le risorse sono distribuite sul patrimonio immobiliare secondo criteri di strategicità: in parole povere, meno un bene è percepito come strategico e meno risorse saranno allocate sulla sua gestione.  

Quindi i beni immobili di scarso interesse immediato o prospettico godono di scarse allocazioni di risorse per il loro mantenimento, arrivando talvolta ad essere del tutto “abbandonati a se stessi”. 

 

Cosa significa gestione del patrimonio immobiliare

La gestione del patrimonio immobiliare è un ambito tanto fondamentale quanto complesso del real estate, poiché comprende tutte le attività strategiche ed operative finalizzate al mantenimento ed incremento del valore dei beni immobili posseduti. 

La gestione comprende quindi sia attività di property management (gestione strategica) che di facility management (gestione operativa). Vista la sua complessità, la gestione del patrimonio immobiliare non può essere affidata a personale puramente amministrativo o inesperto, ma deve essere nelle mani di manager che abbiano una visione strategica e prospettica degli asset immobiliari. Questi manager si attornieranno poi di personale amministrativo ed operativo, che li aiuterà a mettere a terra i piani di valutazione, gestione e valorizzazione del patrimonio. 

 

I costi della mancata gestione immobiliare

Foto di Wilfried Pohnke da Pixabay 

 

Costi e mancati guadagni 

Una gestione superficiale, cioè priva di analisi costi-benefici e di sistemi di gestione dedicati, o semplicemente una gestione troppo orientata al risparmio di breve termine, causa solitamente costi e mancati guadagni che possono intaccare l’intera strategia di gestione del patrimonio, nonché creare rischi di esposizione legale e reputazionale per il proprietario. 

Dividiamo quindi in tre macrocategorie le aree che maggiormente impattano sulla mancata gestione.

 

Esborsi puntuali 

Questa tipologia di costi impatta principalmente il lavoro del Facility Manager e del Property Manager, poiché è legata alla gestione diretta del bene. Spesso comporta tempistiche di risoluzione incompatibili con le necessità del business. Al suo interno troviamo:

  • Interventi di manutenzione straordinaria urgenti (hard services manutentivo) legati alla mancata manutenzione periodica
  • Interventi di risanamento dovuti alla mancata valutazione e prevenzione rispetto a rischi idrogeologici o connessi a effetti dei cambiamenti climatici 
  • Difficoltà nel reperimento di informazioni e documentazioni storiche del sito (basti pensare alla comune mancanza di schemi e certificazioni impiantistiche aggiornate)

 

Mancati guadagni 

Questa tipologia di costi, spesso viene sottovalutata in fase decisionale, è dovuta a fattori quali ad esempio la mancata ottemperanza alla legislazione vigente, lo stato di obsolescenza impiantistica o la vetustà architettonica. Può causare gravi perdite economiche legate allo stato del bene per via della perdita di attrattività su mercato impattando su: 

  • Perdita di potenziali acquirenti
  • Perdita del valore stimato del bene 

 

Costi per problematiche legali 

Ricordiamo che la proprietà mantiene la responsabilità della sicurezza all’interno del sito anche quando non è operativo e che le sue responsabilità si estendono anche a eventuali intrusi e occupanti non autorizzati

  • Danni a cose, persone ed ambiente che, oltre a gravare sui costi per il risanamento e la messa in sicurezza delle aree, portano con sé responsabilità civili e penali 
  • Gestione di occupazioni del sito da parte di terzi, che implicano spesso peggioramenti dello stato del bene ed eventuale gestione degli effetti di una esposizione mediatica gravante sulla reputazione aziendale 
  • Risanamento e rimozione di rifiuti, tipica dei beni dismessi senza recinzioni, che rischiano di diventare delle vere e proprie “discariche” dove soggetti terzi abbandonano in maniera incontrollata rifiuti di vario genere

 

Perché si creano gli extra costi?

In vent’anni di professione, i problemi più impattanti che ho affrontato sono tutti legati a due fattori principali:

  • La mancanza di visione prospettica
  • La cessione del know how al fornitore

La mancanza di visione prospettica porta a sottovalutare gli impatti che avranno i piani di risparmio a breve termine. Quando si sceglie di tagliare i costi, si rischia di depauperare il patrimonio, invece di preservarlo, creando così extra costi che spesso si presentano anni dopo la scelta sbagliata, quando magari chi ha preso quella decisione non è nemmeno più in azienda.

La cessione del know how al fornitore è spesso conseguenza diretta delle carenze manageriali dei gestori del patrimonio, che si affidano totalmente ai fornitori poiché incapaci di organizzare il know how e di richiedere le specifiche di servizio. In questo caso, invece di creare una partnership virtuosa, si diventa “schiavi” del fornitore, che tendenzialmente non ri-condivide più il know how col cliente rendendosi indispensabile (o comunque sostituibile a fronte di alti costi).

 

La mia esperienza: alcuni consigli 

Per minimizzare gli impatti della mancata gestione dei beni, è di fondamentale importanza scegliere a ragion veduta quali interventi eseguire e come pianificarli. Si deve quindi impostare un sistema di valutazione che analizzi le necessità di ogni singolo immobile, differenziando le attività manutentive di base (imprescindibili) rispetto alle attività di valorizzazione (opinabili). Tramite l’analisi si possono quindi individuare le priorità, che danno vita ad una pianificazione strutturata delle attività ordinarie / straordinarie e quindi degli esborsi. 

Nell’esecuzione di questi interventi si dovrà sempre dare priorità agli interventi di conformità normativa, al fine di eliminare la “culpa in vigilando” in capo ai proprietari del portafoglio immobiliare, oltre che proteggere la loro reputazione.

Il sistema di gestione si basa quindi su criteri di sicurezza, salubrità e attrattività del bene, che guideranno le decisioni del Management in termini di strategicità delle attività e conseguente allocazione di budget.

E se mancassero i fondi per eseguire le attività? Una delle scelte più semplici è quella di alienare i beni per generare liquidità, ma solitamente le scelte maggiormente remunerative ricadono invece sulla riqualificazione dei beni immobili per intercettare esigenze di mercato maggiormente redditizie, come è avvenuto per stabili convertiti a coworking e studentati. 

E per chiudere, ricordatevi sempre di coinvolgere la direzione generale / il cliente creando un comitato decisionale che tendenzialmente coinvolga anche il responsabile legale e il responsabile finanziario. E’ bene tenere traccia di ogni decisione strategica presa dal comitato decisionale tramite verbali da far controfirmare ai decisori, creando così uno storico.

 


Speciale Facility Management

Il presente articolo fa parte di una serie di contributi a firma di Elisabetta Bracci (esperta di smart service & smart building), sul tema del Facility Management , cioè dei servizi all’edificio, allo spazio ed alle persone a support del core business di aziende pubbliche e private, con focus su applicazioni operative, normative e prestazionali: Ecco ttuti gli articoli dello speciale: